En av de vanligste formene for kommunikasjon i næringsliv og vitenskap er rapportskriving. Skrive forretnings- og tekniske rapporter krever skriftlig og organisatorisk ferdigheter, forskningsegenskaper og evnen til å tolke data og presentere den på en måte som eksperter kan sette pris på, men en lekmann kan forstå. Forretnings- og tekniske rapporter har mange av de samme elementene, derfor er hovedforskjellen mellom forretningsrapporter og tekniske rapporter generelt gjenstand.
Bestem publikum og hvordan virksomheten din og teknisk informasjon skal formidles. Enten du skriver for en gruppe eksperter eller deler forretningskompetansen din med en gruppe studenter, vil du vite at publikum vil bidra til å bygge en informativ, godt mottatt rapport. Bestem om rapporten din bare er en skriftlig form for kommunikasjon eller en multimediapresentasjon. Hvis du har bruk av teknologi som drar nytte av presentasjonen, inneholder du på alle måter diagrammer, lysbilder, video eller andre måter å illustrere noen av poengene til rapporten din.
Utfør forskning på typer virksomhetsrapporter og tekniske rapporter. Gjennomgå prøverapporter og maler for å bli kjent med typen informasjon som forventes i din egen bedriftskommunikasjon.
Sett opp temaet ditt og ta med underemner for å bistå med forskningsprosessen. Klargjør en oversikt for å holde fokus på hver seksjon og hjelpe deg med å unngå meandering, noe som kan produsere en uorganisert presentasjon. Typiske forretnings- eller tekniske rapporter inkluderer følgende avsnitt: introduksjon; kvalifikasjoner og emnebakgrunn forskningsdata; konklusjoner; og fremtidige hensyn.
Utkast til den første materielle delen av virksomheten din eller teknisk rapport. Begynn med å beskrive dine kvalifikasjoner, interesser og grunner til at informasjonen din er verdifull. Forklar hvordan publikum kan bruke informasjonen din eller hvordan dataene dine skal tolkes. Du forteller ikke publikum hvordan du oppfatter funnene dine eller hvordan du kan danne meninger om rapporten. I stedet bør rapporten din begynne med sammenheng med informasjonen din. Hvis du for eksempel skriver om arbeidsplasstrender om telekommunikasjon, forklarer du hvordan bedrifter kan bruke funnene dine til å formulere telekommutarrangementer.
Samle forskningsresultater og data. Organisering av undersøkelsen er ekstremt viktig fordi publikum vil stille spørsmål om din kompetanse hvis du presenterer upålitelige, utdaterte eller ugyldige funn. Sørg for at dataene dine er spesielt relevante for emnet ditt, og omstrukturer det på en måte som er forståelig.Med mindre publikum kun består av eksperter med dyp kunnskap om teknisk og forretningsmessig jargong, behold din forskning enkel. Erstatt jargong med vilkår som er kjent for lekmannen, og oppsummerer din forskning på en engasjerende måte.
Forbered en diskusjon av funnene dine, inkludert konklusjonene dine og foreslåtte måter å inkorporere rapporten i forretnings- eller tekniske prosesser. Uten å være uensartet, formulere funnene dine på en nyskapende og kreativ måte. Forretnings- og tekniske rapporter har noen ganger et rykte for å være staid og konservativ. Du kan inspirere til kreativ bruk av rapporten din ved å vise data som fremtidsrettet publikum kan bruke.
Monter delene av dokumentet ditt i logisk rekkefølge. Skriv en kort introduksjon etter at du har fullført alle seksjoner - det er ofte enklere å komponere en introduksjon når du har mulighet til å se gjennom det generelle utkastet. Din introduksjon bør være kortfattet. Formålet med introduksjonen er å bare gi publikum et glimt av forretnings- eller teknisk rapportemne.
Gi deg tid til å finjustere og redigere rapporten. Det er en god ide å sette rapporten til side og gå tilbake til den en dag eller to senere med et nytt sett med øyne. Hvis det er mulig, spør en kollega om å se gjennom utkastet ditt. Ta med eventuelle forslag du føler legger til troverdigheten og brukbarheten til informasjonen din.
