Månedlige rapporter er verdifulle som en oversikt over hendelser og resultater i en avdeling og som et bidrag til en bedrift som helhet. I utdanning gir de også nyttig informasjon fra ulike avdelinger om fremdrift og resultater. De er en rekord som kan samles i større dokumenter for å gi et samlet syn på en bedrift eller et høyskole.
Skriv en introduksjon om emnet som indikerer hvorfor du ber om innlevering av månedlige rapporter. Vis gode grunner til hvorfor de er påkrevd og bidraget de skal gjøre til virksomheten, høgskolen eller universitetet som helhet.
Beskriv fordelene til mottakerne, da de fleste vil tenke på dette som ekstra arbeid. En månedlig rapport kan være en anledning til å ros og demonstrere hvor ting har gått bra. Det kan også være en sjanse til å nevne områder der støtte er nødvendig eller noe må følge opp. Det kan også være en rapport om fremdriften til et bestemt prosjekt. Fremhev rapportens betydning for planlegging og fokusering av individets sinn på hans eller hans avdelingens innsats.
Gi datoer og frister for året når månedlige rapporter vil bli påkrevd. Legg vekt på hvorfor de må være på tide, da de generelt er et bidrag til en større rapport, og dette kan bli forsinket dersom månedlige rapporter forsinkes.
Oppgi en mal om mulig som inneholder de viktigste punktene du vil dekke i månedlig rapport. Dette gjør det enklere for respondentene å fullføre og spare tid hver måned. De kan endre malen når det er nødvendig. Alternativt, gi retningslinjer i brevet for å hjelpe rapportforfatterne. Ulike avdelinger vil gi annen informasjon - for eksempel noen økonomiske og enkelte salg - så forskjellige maler kan være påkrevd. Be rapportforfatteren til å liste kategorier på separate ark.
Del hver del av brevet i avsnitt. Gi grunnene til månedsrapporten som kreves i første ledd. Beskriv fordelene til mottakerne i den andre. Oppgi datoer og tidsfrister i tredje ledd, eller oppgi en egen liste med datoene. Nevn malen eller retningslinjene i fjerde ledd. Ta med et takknemlighet i siste avsnitt for mottakers hjelp. Vær konsis og hyggelig.
Tips
-
Skrive et forretningsbrev krever visse formaliteter. Hvis du starter brevet med noens navn, bør det ende med "Med vennlig hilsen." Hvis du begynner med "Kjære herr eller fru," bør det ende med "Yours faithfully." Nedenfor skal hilsen være en referanse- eller fagdetaljelinje, i dette tilfellet "Månedlige rapporter".
Advarsel
Skriv brevet som en forespørsel, men vær fast at rapportene vil være nødvendig hver måned.
