Skrive i bedriftsformat er forskjellig fra andre typer skriving. Retningslinjer er mer stive, og stilen du skriver inn er vanligvis forhåndsbestemt. Målet når du skriver i forretningsstil, skal alltid vises faglig. Mye av skrivingen du gjør, vil være for eksisterende eller potensielle kunder, medarbeidere eller overordnede. Noen av disse dokumentene kan påvirke hvor godt du eller din bedrift utfører, så følge retningslinjene er avgjørende.
Bruk blokk, modifisert blokk eller halvblokkformat når du skriver et forretningsbrev. Blokkformat er mest brukt. I dette formatet er alt igjen begrunnet og enkeltavstand, med unntak av et dobbeltrom mellom avsnittene.
Skriv dokumentet ditt for publikum. Fokuser på deres behov og interesser i stedet for din. Tenk på hva leserne trenger å vite og bestemme riktig måte å videreformidle informasjonen til de bestemte leserne.
Bruk en formell tone når du skriver til overordnede eller klienter. Bruk bare en uformell tone for notater eller e-post til medarbeidere.
Fremheve den positive informasjonen, og fokus på fordelene for leseren. Dette er spesielt viktig når du skriver et brev som inneholder en negativ melding.
Skriv tydelig og kortfattet. Du kan gjøre dette ved å holde avsnittene korte, ved å angi viktig informasjon i begynnelsen av dokumentet og avsnittene og ved å bruke lister når det er mulig. Dette hjelper leserne, som vanligvis blir trykket for tiden, å finne den viktige informasjonen, selv om de bare skinner dokumentet.
Proofles dokumentet ditt for å sikre at det ikke er stavemåte, grammatiske og tegnsetting feil. Eventuelle feil i skrivingen kan få deg til å virke uprofesjonell eller uforsiktig.
Tips
-
Vanligvis er det greit å bruke ordene "jeg" og "deg" i et forretningsdokument. Vær imidlertid forsiktig når du bruker ordet "vi", fordi dette gjør dine ord til en refleksjon over hele firmaet.
Bruk alltid et kolon, ikke et komma, etter hilsen i et forretningsbrev.
