Et skriftlig forslag tilbyr alltid å svare på et behov med en tjeneste, et produkt eller et prosjekt. For å lykkes, må et forslag samtidig informere og overbevise publikum om søkerens kvalifikasjoner, løsning og budsjett.Et ønsket forslag gir vanligvis spesifikk informasjon som leserne ber om i en bestemt rekkefølge og format. Et uoppfordret forslag trenger noen ganger å overbevise leserne om at et behov til og med eksisterer. Uansett må et forslag ha en overbevisende begynnelse, midt og enden. Skreddersy hver del av forslaget ditt for å gi kortfattet hva leserne dine trenger å vite for å godta den foreslåtte løsningen med tillit.
Begynnelse
Lag ditt forslags "front matter". Vanligvis består dette av et brev av overføring, en tittelside, en innholdsfortegnelse og et prosjektoppsummering. Forslaget sammendraget kan ha formen av en oversikt over 100 til 300 ord, abstrakt eller en side.
Begynn forslaget ditt med overskriften "Introduksjon." Vis forslagets formål og forhåndsvisning av innholdet. Beskriv ditt forhold til leserne dine eller med ulike kilder til informasjon. Beskriv kortfattet løsningen, spesielt fordelene, for å tegne leserne dine i.
Diskuter forslagets "Bakgrunn." Angi problemet og beskriv publikum. Demonstrer at du har forsket på problemet godt fra flere vinkler for å komme opp med en lydløsning. Angi dine lokaler og forutsetninger tydelig og definer eventuelle grunnleggende vilkår som du bruker i forslaget.
Midten
Beskriv din "Løsning." Vis dine lesere hvorfor løsningen din er den beste måten å løse problemet med. Drøft fordelene med løsningen din overbevisende, helst ved hjelp av harde fakta og figurer for å støtte dine krav.
Beskriv "Tilnærming" eller "Metodikk" som du vil implementere løsningen på. Inkluder informasjon om hvordan du vil sekvensere og administrere arbeidet og sikre tilstrekkelig arbeidskraft og ressurser for å levere kvalitetsresultater. Oppgi en tidsplan som angir viktige milepæler og kritiske kontrollpunkter, og en arbeidsplan som viser involvering av alle deltakere gjennom tiden.
Oppgi "Kvalifikasjoner" for å gjøre leserne dine komfortable og trygge i dine evner. Gi bevis for at du og ditt team, om noen, har erfaring og bakgrunn for å gjøre jobben bra.
Beskriv et "Budsjett" som viser alle ressursene du trenger og deres tilsvarende kostnader. Beregn den totale kostnaden for arbeidet, inkludert arbeidskraft, materialer, utstyr, forsyninger og så videre.
Slutt
Slutt med en "Konklusjon" som gjentar og fremhever fordelene med løsningen. Oppfordre godkjenning oppmuntrende, trygt og overbevisende. Tilbyr å gi tilleggsinformasjon etter behov.
Oppgi "Referanser". Oppgi kildene du brukte til å utvikle forslaget ditt.
Kompilere en «Vedlegg» -avdeling som består av tilleggsdokumenter som støtter påstander eller illustrerer uttalelser i forslaget. Disse kan inkludere regneark, flytskjemaer, lignende prosjekter eller casestudier, CV, anbefalingsbrev, vitbok og så videre.
Tips
-
Publikumets informasjonsbehov bør kjøre hva som skal inkluderes eller utelukkes fra forslaget ditt.
Lead leserne fra bekymring om et problem til spenning om løsningen. Forhåndsfør kostnadsinformasjonen med dine beroligende kvalifikasjoner, og følg den med et sammendrag av løsningens spennende muligheter og fordeler.
Du trenger kanskje ikke alle de ovennevnte seksjonene, og kan til og med kombinere flere seksjoner til en. Omvendt kan du opprette nye seksjoner for å tilfredsstille lesernes behov for å vite. For eksempel, legg til en "Gjennomgang av litteratur" -delen etter "Bakgrunn" for å beskrive arbeid som er nært knyttet til forslaget ditt; eller legg til en "Kontrakt" seksjon etter "Kvalifikasjoner" for å indikere kontraktsforutsetninger, forventninger eller unntak.
Formater forslaget ditt for enkel lesing. Gjør hvert avsnitt til å begynne eller avslutte med hovedpunktet ditt, og lagre midtdelen for detaljer eller eksempler. Pass på at hvert avsnitt ikke er mer enn 10 linjer lang. Kursivisere eller understreke viktige punkter og bruk overskrifter og underposisjoner for å hjelpe leserne til å finne informasjon raskt. Med mindre annet er oppgitt, bruk 10 til 12-punkts skriftstørrelse overalt.
Sjekk ditt forslag til stave- og grammatikfeil. Når det er mulig, få et nytt sett med øyne for å gjennomgå forslaget ditt før du skriver ut og sender det inn.
Opprett maler og tilpass de aktuelle delene av vellykkede forslag i fremtidige forslag.
