Enhver person med ansvar for å drive en organisasjon må ha sterke administrasjonsferdigheter, som inkluderer både organisatoriske og tekniske ferdigheter. Mange organisasjoner ansetter administrative assistenter for å sikre at arbeidet blir fullført på en organisert og effektiv måte. Disse assistentene hjelper deres organisasjoner med grunnleggende teknisk arbeid, for eksempel å sette opp PowerPoint-presentasjoner og arkivere data på databaser. Arbeidet til en administrativ assistent har blitt forbedret av avansert datateknologi og effektive talemeldingssystemer. Organisatoriske evner som tidshåndtering og kommunikasjonsferdigheter er også viktige administrative ferdigheter.
Dataferdigheter
I den moderne arbeidsplassen krever administrative ferdigheter datakompetanse. Effektive administratorer har mestret grunnleggende forretningsprogramvare, inkludert PowerPoint, Excel, Outlook og Word. Ifølge Karen Porter, en karriere coach for fagfolk, må administrative assistenter ha rask skriveevne og være effektive Internettforskere. Moderne administrative assistenter gjør omfattende desktop publishing og jobber tett med utskriftssentre.
Lederegenskaper
En person med sterke administrative ferdigheter har evnen til å styre sin egen tid og også tiden til andre. Hun må organisere arbeidsprioriteter for flere forskjellige personer, jobber med planlegging og kalenderadministrasjon. I tillegg til tidsstyring forventes de med administrativ ferdighet å vise ledelsesevner, motivere teamet og bidra til konfliktløsning.
Skriveferdigheter
En person med administrative ferdigheter kan utarbeide skriftlige rapporter som effektivt formidler ideer og mål for organisasjonen. Hun kan uttrykke ideer på en slik måte at gruppemedlemmer forstår klart hva som forventes av dem og vet hvordan de skal fortsette. Andre skrivejobber som krever administrative ferdigheter, er korrekturlesingsdokumenter, utarbeide forretningsbrev og skrive ut diktat gitt av en leder eller et annet lagmedlem.
Arrangementsplanlegging
Hendelsesplanlegging er en administrativ ferdighet som består i å planlegge både interne møter og eksterne hendelser. Organisasjoner kaller administrative assistenter til å lage reisearrangementer og koordinere dem med arbeidsplaner.
