En del av lederens jobb er å disiplinere ansatte som ikke følger reglene. Mens en enkel verbal advarsel er tilstrekkelig for første gang, mindre brudd, mer alvorlige eller gjentatte brudd, krever en dokumentert, skriftlig advarsel. Dette vil bidra til ikke bare å forklare for den ansatte hva han gjorde galt og hva som forventes av ham, men også gi deg en kopi av advarselen for medarbeiderens fil, noe som kan være nyttig senere. Å skrive en slik advarsel kan virke som en skremmende oppgave, men med en skriftlig advarselsmal kan prosessen faktisk være ganske enkel.
Tips
-
En skriftlig advarsel bør følge en standardmal og inkludere informasjon som hvilke regler som ble brutt, en detaljert beskrivelse av lovbruddet og hvordan medarbeideren må forbedre.
Hvorfor bruk en skriftlig advarsel
En skriftlig advarsel kan være nyttig for både arbeidstakeren og selskapet. For den ansatte kan advarselen gi tydelig veiledning og instruksjoner om hva selskapet forventer av henne og hvordan man kan forbedre jobbprestasjonen for å unngå ytterligere advarsler. For selskapet kan den skriftlige advarselen bidra til å bevise at tiltak ble tatt, slik at det kan treffes ytterligere skritt hvis problemet fortsetter. Det tjener også som dokumentasjon av problemet dersom arbeidstakeren senere legger til en slags rettslig tvist, for eksempel en feiltakelse om oppsigelse.
Når skal du bruke disse advarslene
Hver bedrift vil ha forskjellige problemer med ulike ansatte basert på selskapets egne regler og typen mennesker som jobber der. Når det er sagt, er den vanligste årsaken til at ansatte er skrevet opp på tvers av alle bransjer, overdreven tardiness.
Vanligvis utstedes et varselbrev til en ansatt etter at en verbal advarsel er gitt, men dette er ikke alltid tilfelle. Hvis det oppstår en alvorlig engangsforbrytelse, er det fornuftig å omgå en verbal advarsel og umiddelbart ha en skriftlig advarsel som kan gå inn i ansattes fil. Det er verdt å merke seg at alle verbale advarsler skal dokumenteres etter det faktum, inkludert tidspunktet og datoen for advarselen, og disse skal oppgis i medarbeidsfilen, så det er ingen forvirring om ansatt har eller ikke har blitt advart om et spesielt problem.
Bruke et påminnelsesbrev
Det er en god ide å slå opp maler for både en skriftlig advarsel og en ansatt disiplin brev før du trenger dem. Disse bør tilpasses for din bedrift og forberedt på bruk før du faktisk skriver opp en ansatt. Hver ansatt som mottar varsel eller disiplinvarsling, bør få samme skjema fylt ut med informasjon som er relevant for det spesifikke problemet som dokumenteres. Dette vil sikre at alle ansatte behandles rettferdig og likt.
Fyll alltid inn alle tomme på et forhåndsskrevet varselbrev.Hvis noe ikke gjelder, kan du skrive "N / A" så det er klart at det ikke var aktuelt og at du ikke var uaktsom når du fyllte ut skjemaet. Hvis du faktisk skriver et brev ved hjelp av en mal, trenger du ikke å gjøre dette, men skriver fortsatt brevet grundig med så mye detaljer som mulig. Å ta disse trinnene kan beskytte deg hvis det oppstår juridiske problemer senere. Av denne grunn, bruk alltid formelt språk og unngå bruk av stenografi eller sjargong.
Mens du bør jobbe med en mal, bør den spesifikke tonen som brukes i et brev av påtalebeskrivelse, variere avhengig av svikten av brudddet. Hvis ansatt var forsinket noen ganger, kan du for eksempel bare fokusere på å rette opp oppførselen og sette en mer positiv tone for å oppmuntre ham til å komme opp på gang. Hvis en ansatt forbanner deg hos en kunde, vil du kanskje ha en mye mer seriøs tone som fokuserer på potensielle straffer hvis han feiler igjen.
Gi brevet til medarbeideren personlig, ikke via e-post, og ikke bare ved å legge den på ansattes skrivebord. Du kan velge å ha et vitne til stede eller ikke, men ikke håndter saken offentlig foran de øvrige ansatte. Dette kan være vanskelig og ubehagelig, men det er viktig å gjøre. Det kan faktisk være fordelaktig å snakke med medarbeideren om situasjonen, selv om hun kanskje tror brevet lyder mer eller mindre strenge enn du hadde tenkt å være, og selv din nærvær kan bidra til å understreke tonen du hadde tenkt å ta i brevet. Du kan myke blåsingen av brevet ved å tilby medarbeideren noen positive tilbakemeldinger, men gjør aldri det hvis det forårsaker forvirring om alvorlighetsgraden av advarselen du utsteder.
Få alltid en signatur fra ansatt mens du er til stede. Hvis han nekter å signere det, be ham om å undertegne et brev som sier at han nektet å signere advarselen. Hold den signerte kopien for ansattes rekord. Hvis arbeidstaker underskrev et brev som sier at han nekter å signere advarselen, stift dette til brevet. Oppgi også en kopi til den ansatte for sine poster.
Ansatt Opptakseksempel
Et skriftlig varselbrev skal starte med de grunnleggende formaliteter, som emnet, dato, klokkeslett, navn, jobbtittel, ansattes navn og stilling og navn på andre som mottar en kopi av notatet. Du vil kanskje inkludere firmaets logo øverst i skjemaet, men dette er valgfritt.
Hvis du har en arbeidstakerhåndbok, bør du først oppgi hvilken del av selskapspolitikken som ble krenket. Du kan enten skrive ut den spesifikke politikken eller bare legge til en henvisning til den aktuelle delen av håndboken. Hvis du ikke har en håndbok, så skriv bare en kort oppsummering av selskapsreglene som gjelder.
Ta med om dette er den første eller siste advarselen, og hvis det er en alvorlig brudd, noter du dette også. Advarselen skal ha en tidsramme, noe som betyr at advarselen vil bli fjernet fra medarbeiderens rekord, og ikke telle som en advarsel hvis nok tid går. Med andre ord, en tidligere skriftlig advarsel om tardiness burde ikke telle mot medarbeiderne hvis hun begynner å komme inn sent tre år senere. Brevet skal likevel forbli i medarbeiderens personopplysninger som referanse. Generelt bør en advarsel for første gang vare seks måneder. En alvorlig lovbrudd bør vare i åtte måneder, og en endelig advarsel skal vare i ett år, men dette kan variere i henhold til selskapets retningslinjer.
Beskriv deretter nøyaktig hva som skjedde i så mye detaljert informasjon som mulig, inkludert dato, klokkeslett og navn på alle involverte. Ikke ta med subjektive detaljer som å si at medarbeiderne var betydelige for en annen ansatt. I stedet staver ut nøyaktig hva medarbeiderne gjorde som kunne tolkes som å være gjennomsnittlig. Du kan velge å skrive din beskrivelse av hendelsene, ansattes beskrivelse av hendelsene og eventuelle vitnebeskrivelser av hendelsene dersom disse kontoene varierer. Hvis du bruker et preprinted skjema og det ikke er nok plass til å skrive alle relevante detaljer, er det OK å legge ved et annet stykke papir om nødvendig.
For å hjelpe medarbeiderens forbedring følger du detaljene i hva som skjedde med hvordan medarbeiderens oppførsel må endres og hvor snart hun skal gjøre slike endringer. Følg dette med klart detaljert informasjon om hvilke konsekvenser som vil oppstå hvis hun ikke klarer å rette opp sin adferd. Husk at den skriftlige advarselen ikke er en disiplinær handling, så vær sikker på å si hva disiplinære tiltak vil skje hvis problemet fortsetter. Til slutt, signere og date brevet, presentere det til medarbeider og spør henne og noen vitner til møtet for å også signere og date den.
