Å fokusere på problemer med kundens misnøye er en av de viktigste tingene virksomheten kan gjøre hvis de skal løse kundeklager. Et kundeklagerprogram muliggjør sporing, organisering og eventuell oppløsning av service- eller selskapsspørsmål. Overvåking av kundeklæringsprogram med jevne mellomrom er avgjørende for å utvikle vellykkede langsiktige kundeforhold.
Opprett et elektronisk regneark eller annet dokument der data fra kundeklagerprogrammer kan registreres. Navngi denne datafilen "Kundeklager" eller en lignende tittel og lagre den på et trygt sted på datamaskinen. Et eksempel på regnearkprogramvare som kan brukes er Microsoft Excel, som gjør det mulig å filtrere og sortere innlagte data.
Hold styr på viktige problemer som relaterer til kundens klageprogram ved å samle dataene fra programmet og skrive det inn i regnearket. Eksempler på problemer som må oppdateres og overvåkes regelmessig, er årsakene til kundeklager, hvilke kunder som sender de fleste klager, hvor ofte de blir arkivert, samt hvor raskt og hvis problemer løses.
Sorter kundens klageprogramdata i regnearket slik at det kan ses på en klar og organisert måte. Kategoriser de forskjellige klage typene for å se hvilke problemer som må løses mest. Sorter dollarverdien av eventuelle monetære transaksjoner som resulterte i kundeklager.
Utvikle retningslinjer som adresserer uløste kundeklager og avgjøre hvilke kundeteknikkteknikker du vil bruke. Å tilby spesielle kunderabatter, gratiselementer eller andre engangstilbud for å lagre et kundeforhold er alle eksempler på hvordan uløste klager kan håndteres.
Søk kundens tilbakemelding fra kundeklagerprogrammer fra både fornøyde og utilfredse kunder. Dette bør gjøres av et ledelsesmedlem siden uløste problemer vil ofte være involvert. Å få tilbakemeldinger fra kunder på programmet, er imidlertid et godt skritt å ta for å forbedre kundens klageprogram.
Integrere et kundeklagerprogramvare som lar deg spore og organisere samt løse klager. Disse verktøyene gir selskapsrepresentanter verktøyene de trenger for å håndtere klageproblemer. Eksempler inkluderer Everest Customer Complaints Management av Lynk Software og Master Control's Kundeklager-programvare.
