En bygnings resepsjon er informasjonssentralen for alle sine operasjoner. Det er ikke bare et sted å sjekke inn for avtale, men det kan også bli viktig i en nødsituasjon. Under en nødsituasjon mottar resepsjonisten relevant informasjon om situasjonen og formidler den informasjonen til den riktige mottakeren, noe som gir en rask og forsvarlig konklusjon av hendelsen.
Forberedelser
Ved en nødsituasjon blir resepsjonisten en hendelseskommandør, og skrivebordet hans blir et hendelseskommando. For å fungere riktig under nødprosedyrer, bør alle dine viktige verktøy være i nærheten. Kontroller periodisk din telefon, personsøkingssystem og radioer for å sikre at de fungerer som de skal. Oppbevar dine nødforsyninger, for eksempel et førstehjelpskasse, AED, oksygenflaske, lommelykter og tepper. Pass på at du har tilstrekkelige forsyninger av notatpapir, penner og blyanter for hånden. En håndbok for nødprosedyrer bør være tilgjengelig, sammen med referansekontrollark som skal brukes under en hendelse.
prioriteringer
Når en nødsituasjon presenterer seg, prioritere hva som er og ikke er en umiddelbar bekymring for å bli behandlet. For eksempel kan du motta en telefonsamtale fra en ansatt som ber om en sikkerhetsansvarlig å eskorte henne til bilen sin. Ditt svar burde være i tråd med "Sikkerhet er involvert i en nødsituasjon på dette tidspunktet og kan ikke hjelpe deg, det ville være bedre hvis du kunne spørre en medarbeider for eskorte deg."
Nødprosedyrer
Åpne øyeblikkelig bruksanvisningen til den aktuelle delen, og referer den til når du ikke er helt sikker på hva du skal gjøre. Følg dine skriftlige prosedyrer i den rekkefølgen de er oppført, og prøv å holde deg rolig. Dette bidrar til å redusere sjansene for eventuelle feil fra din side.
Overvåk all prioritetskommunikasjon og bistå med å videresende viktig radiotrafikk til de riktige personene. Stand til å varsle politi eller brannvesenet.
Fortsett å overvåke innstigning og utgang til eiendommen din, slik at du får bedre tilgangskontroll i nødsituasjonen. Dette kan gjøres ved å se på videoovervåkede inngangspunkter, samt å sjekke enkeltpersoner for riktig ID ved innreise og utreise. Hold deg oppdatert på din loggbok, kontroller individer inn og ut etter behov.
Vær oppmerksom på ditt umiddelbare mottaksområde, leter etter eventuelle mistenkelige personer eller gjenstander. Rapporter umiddelbart utenom det vanlige.
Når politi og brannembedsmenn ankommer, bistå dem ved å ha en eskorte venter på skrivebordet for å lede dem til nødsituasjonen. Hvis en eskorte ikke er tilgjengelig, gi dem et forenklet kart for veibeskrivelse. Vær forberedt på å bistå myndighetene med evakueringsrutiner hvis det er nødvendig.
Etter hendelsen, sørg for at du fullfører all nødvendig rapportdokumentasjon. Dette hjelper selskapet med ansvarsprosesser og å forbedre fremtidige beredskapsrutiner.
