Selv om et team utfører prosjektaktiviteter jevnt, er det behov for prosjektleder å overvåke prosjektets fremgang når det gjelder tid, kostnader, ressurser og ytelse. Du oppnår dette målet ved å sammenligne prosjektets status med den godkjente arbeidsplanen og budsjettet. Du sammenligner også prosjektets faktiske planeringsparametere til de som er definert i prosjektplanen. Deretter sammenligner du prosjektforpliktelser, som økonomi og andre ressurser, til de som er referert i prosjektplanen. Du kontrollerer deretter prosjektets faktiske fremgang over tid i forhold til det som forventes og dokumenteres i prosjektplanen.
Overvåk prosjektbudsjettet
Et prosjekts budsjett kan angis som ressurser, for eksempel dollar, ressursuke, timer brukt eller et annet tiltak. Du sammenligner din faktiske bruk av prosjektressurser til det som forventes i prosjektplanen. Sporingen av budsjettet er viktig fordi prosjektlederen og interessentene er enige om tiltaket for bestemte ressurser til prosjektet før prosjektet påbegynnes. Hvis prosjektkostnadene begynner å overstige budsjettet, kan det medføre at uten prosjektjustering eller ressursbehov at alle prosjektkravene ikke vil oppnås.
Spor prosjektområdet
Et prosjektomfang består av prosjektkrav, også kjent som mål. Overvåking av prosjektets omfang er kritisk fordi det påvirker alle andre aspekter av prosjektet, inkludert prosjektkostnader, tidsplan og ressurser. Hvis du for eksempel har for mange ressurser tildelt prosjektet, vil kostnadene bli for høye. Overvåkning av prosjektets omfang vil stoppe omfanget kryp, som er tillegg av nye krav etter at prosjektplanen er godkjent. Omfangskryp betyr at budsjett, tid og ressurser som er tildelt prosjektet, vil være utilstrekkelige.
Se prosjektplanen
En prosjektleder sammenligner et prosjekts arbeidsstatus rapportert i prosjektplanen til den planlagte timeplanen for å sikre at prosjektet går som forventet. Prosjektplanen kan være representert som en arbeidsavbruddstruktur som både identifiserer aktivitetene utført i henhold til daglige rapporter, milepælgjenkjenning og materialer og annen tilbakemelding, og ressursene som kreves for hver prosjektfase i en prosjektets livssyklus. Ved hjelp av tidsplanen er det også mulig å identifisere hvilke milepæler som er blitt møtt og hvilke aktiviteter som kan kreve ytterligere ressurser hvis de skal gjennomføres til tiden og i henhold til budsjettet.
Overvåk prosjektressursene
Et prosjekts ressurser inkluderer personer, arbeidsfasiliteter, utstyr, programvare og andre prosjektverktøy. Forpliktelsen til ressurser til et prosjekt reflekteres ikke bare i dollar og cent, men også i mulighetskostnader i form av redusert ressurstilgjengelighet for et annet prosjekt. Det er viktig å overvåke prosjektets fremgang delvis ved tilgjengeligheten av bestemte ressurser når det er nødvendig, fordi mangelen på tilgjengelige ressurser vil påvirke prosjektplanen, omfanget og kvaliteten på prosjektets sluttprodukt.
