Alle frivillige organisasjoner har vedtekter: et sett regler som regulerer ting som medlemskap, styret eller regissørens myndigheter, plikter og sammensetning, organisasjonsoffiserer og deres plikter, økonomisk administrasjon og regler for å gjøre bylawendringer eller endringer. Forordninger er ikke offentlige dokumenter, og ingen regjeringskontor krever eller inspiserer dem…De finnes som et grunnleggende rammeverk eller playbook som beskriver hvordan organisasjonen skal fungere for å sikre ærlighet, åpenhet og ansvarlighet.
Informer alle organisasjonens styremedlemmer eller styremedlemmer om et planlagt møte for å adressere bylawendringer. Mengden av varsel som kreves er ofte angitt i en organisasjonens vedtekter selv. Gi nok avansert varsel slik at ingen kan anklage organisasjonen for å forsøke å ekskludere kvalifiserte personer fra å delta.
Telle medlemmer til stede for å sikre at du har et "quorum" --- minimum antall styremedlemmer eller styremedlemmer som kreves for å utføre offisiell virksomhet. Dette nummeret er vanligvis bare et flertall av styremedlemmene eller styremedlemmene, og er igjen oftest spesifisert i vedtektene selv.
Utnevne ett medlem til å ta detaljerte notater til møtet, med mindre du allerede har en utpekt styremedlem som en offiser i organisasjonen.
Ring møtet for å bestille (vanligvis utført av styrets president) og innføre de ønskede bylawendringene. Sett til side god tid til styret for å diskutere endringene, diskutere alternativer og stille spørsmål angående de foreslåtte bylawendringene.
Kall en stemme om de foreslåtte endringene (igjen, vanligvis gjort av styrets president), med sekretæren noterer resultatet av avstemningen.
Skriv ut de endrede vedtektene (hvis de foreslåtte endringene er godkjente) og distribuere dem til styremedlemmene eller styremedlemmene. Hold til enhver tid en ekstra kopi tilgjengelig for offentlig inspeksjon på organisasjonens hovedkontor.
