Et teknisk forslag er en av de viktigste oppgavene i forretnings- eller teknisk skriving. Et godt skrevet forslag kan sikre din organisasjon en ny salgsklient, et stort prosjekt eller tilskudd til forskning eller andre aktiviteter. For mange organisasjoner er effektive tekniske forslag avgjørende for deres fortsatte suksess.
Elementer du trenger
-
Forespørsel om forslag (RFP)
-
Ordbehandlingsprogramvare
Undersøk forespørselen om forslag, eller RFP, tett. Mange organisasjoner sender ut RFP når de ønsker forslag til et produkt eller en tjeneste. RFPs inneholder retningslinjer for hva forslagene skal dekke, samt når og til hvem de skal sendes inn. Et godt forslag bør ikke avvike fra retningslinjene i RFP. Dessverre kan enkelte RFPs være vage, og tilbyr lite veiledning. Dette er spesielt problematisk når du prøver å utvikle kostnadsestimater i forslaget. Trinn 4 vil tilby forslag til å håndtere uklare eller uklare RFP-er.
Planlegg forslaget ditt før du skriver det. Ofte kan du ikke vite mer om klienten eller finansieringskilden enn hva som er i RFP. Gjør leksene dine og lær hva du kan om organisasjonen og beslutningstakerne. Deretter bruke litt tid på å brainstormere om organisasjonens behov. Forslag som viser liten eller ingen forståelse av kundens behov, skyldes ofte at man skriver for tidlig uten å ta seg tid til å tenke på klienten.
Utkast til forslaget ditt. Variabler som størrelsen og omfanget av prosjektet, samt den potensielle klienten som vil motta ditt forslag, bestemmer lengden og formatet. I noen situasjoner er et kortere memo-lignende forslag passende. Andre situasjoner, som store prosjekter eller tilskuddsforslag sendt til store organisasjoner, vil ringe for lengre forslag skrevet som en formell teknisk rapport.
Inkluder i forslagets forslag en tidsplan for leverbare varer eller oppgaver og et estimat av kostnader. Følg spesifikasjonene i RFP. Hvis RFP er uklart, er det flere måter du kan håndtere med dette. Et forslag er å tilby potensiell klient et sett med alternativer å velge mellom. Et alternativ er å lage dine egne forutsetninger og spesifisere dem i forslaget. For det tredje kan du kontakte den potensielle klienten og stille mange spørsmål. Mange kunder vil sette pris på dette, da det viser at du bryr deg om prosjektet.
Organiser forslaget på en måte som tiltrekker lesernes oppmerksomhet og fokuserer på de viktigste punktene. Begynn med et abstrakt som oppsummerer ditt forslag. Utvid på detaljer, inkludert kostnader, i hoveddelen av forslaget. Slutt med en konklusjon som legger vekt på fordelene ved å velge ditt firma. Oppbevar abstrakter, oppsummeringer og konklusjoner kortfattet og så fri for teknisk sjargong som mulig slik at de er tilgjengelige for alle lesere, uavhengig av teknisk kunnskap. Klem ut tekniske detaljer i forslagets hovedtekst.
Rediger og formater forslaget ditt, kontroller at det er feilfritt og at dokumentet er lett å lese. Legg vekt på hvordan prosjektet ditt vil tjene kundens behov. Vurder å forklare kvalifikasjonene til nøkkelpersonell for prosjektet du foreslår. Bruk lister (enten med punktposter eller tall) for å markere viktige punkter. Bruk overskrifter og underoverskrifter for å bryte opp store tekstblokker.
Tips
-
Formater forslaget med en "abstrakt, kropp, konklusjon" eller ABC, tilnærming.
Etablere behovet for det som blir foreslått.
Vær realistisk i kostnadsoverslagene og tidsplanen.
Fokuser oppmerksomheten i konklusjonen - dette er din sjanse til å gi et varig inntrykk.
Sørg for at kostnadsinformasjon er lett å finne, da leserne vil se etter det.
