Et viktig mål for ethvert internt kontrollsystem er å beskytte eiendeler. Fordi lønnsprosesser påvirker både menneskelige og økonomiske ressurser, kan problemer eller svakheter i lønnsinterne kontroller være kostbare. Å anerkjenne de risikoene som er forbundet med lønnsprosessen, kan forstå forståelse av potensielle innflytelser og vite hvordan de skal adresseres, og det kan føre til betydelig tapsforebygging over tid.
risiko
Risikoen i lønnsprosessen inkluderer finansiell rapporteringsproblemer, som for eksempel underlønning av lønns- og ansattes ytelsesrelaterte forpliktelser eller feilklassifisering av lønnskostnader mellom kostnadene for solgte varer (COGS) og salgs-, generelle og administrative (SG & A) utgifter. Driftseffektivitet kan kompromitteres ved å betale phantom eller terminert ansatte (vanligvis resultatet av samarbeid) og ved å bruke feil lønnskostnader. Regulatorisk overholdelse er kompromittert gjennom brudd på føderale og statlige lønns- og timelov eller brudd på Internal Revenue Service (IRS) regelverk knyttet til ansatte mot uavhengige entreprenører.
innvirkning
Den potensielle økonomiske, regnskapsmessige og juridiske virkningen av lønnsproblemer varierer mye, avhengig av deres timing, størrelse og natur. Å forstå hvilken innvirkning en hendelse kan ha, er viktig i å vite hvordan man skal ta det riktig. Bedrifter må vurdere følgende: Finansiell rapporteringsfeil kan øke ekstern revisjonsavgift. Feil finansielle data kan føre til dårlige ledelsesbeslutninger og kan påvirke investorer og andre interessenter, som for eksempel kreditorer, negativt. Betalinger til fantomansatte og feil lønn kan negativt påvirke likviditeten og øke skattebyrden. Overtredelse av løn- og timelovgivning eller IRS regelverk kan føre til betydelige bøter, advokatsalærer, høyere ansattes omsetningsrater og tap av omdømme.
Skadebegrensning
Du kan redusere sannsynligheten eller virkningen av et lønnsproblem hvis du implementerer sterke lønnskontroller. Fordelen med å gjennomføre lønnsreguleringene bør imidlertid ikke oppveie kostnaden. Regelmessig og rettidig lønnskonto og datafonnement til generell hovedbok og data fra tredjepartsprosessorer, filoverføringer og andre poster kan forhindre eller oppdage økonomiske feilinformasjon. Gjennomgang av arbeidstakerklassifiseringer mellom direkte og indirekte kostnader kan bidra til å identifisere klassifikasjonsproblemer. Tildeling av arbeidsoppgaver mellom lønnsdatainngang, behandling og betalingsautorisasjon og utgivelsespersonell er ideell, men kan være vanskelig i små bedrifter med begrensede ressurser. Oppfølging av høyere nivå, godkjennelse og formidling av lønnsatser, kursendringer, personellpromoteringer, jobbendringer og avslutninger kan være hensiktsmessig hvor oppdeling av oppgaver ikke er kostnadseffektiv. Egnede retningslinjer for veiledning og veileder for juridiske og HR-problemer kan bidra til å øke regelverkets overholdelse.
Overvåkning
Ethvert internt kontrollsystem kan bli ineffektivt over tid, ettersom personell og forretningsprosesser endrer seg gjennom vekst eller gjennom uhensiktsmessig styring av kontrollprosedyrer. Gjennomføre periodiske vurderinger av potensielle farer, og gjennomgå utformingen og effektiviteten av lønnskontrollene for å sikre at de forblir relevante og kostnadseffektive.
