Kaizen er en japansk forretningsfilosofi som dreier seg om konseptet om kontinuerlig forbedring, den overvåkede utviklingen av en organisasjon i forhold til et forutbestemt mål. Mens noen kaizen-utøvere som Masaaki Imai har presentert spesifikke måter at denne filosofien har blitt brukt, er det ingen trinnvis metode som forklarer hvordan man skal gjennomføre et kaizen-møte. I stedet legges vekten av kaizen-metoden på å gjenopprette verdien av felles prinsipper - samarbeid, kommunikasjon, fleksibilitet, tilpasningsevne, innsats og kvalitet. Det er gjennom prosessen med denne kollektive bekreftelsen at magert produksjon kan oppnås.
Bestem formålet med møtet. I kaizen er møter enten for prosjektplanlegging, som inkluderer målinnstilling og arbeidsdeling, eller prosjektrevisjon, hvor lagmedlemmer rapporterer suksess og vanskeligheter til laget.
Inviter hele laget til møtet. Ikke utelate periferipersonell fra å delta; deres inkludering bidrar til å holde alle dine kolleger i løkken.
Invitere prosjektledere fra relaterte prosjekter til å delta i møtet ditt for å fremme en horisontal integrasjon og fellesskap innenfor bedriften.
Velkommen deltakere til møtet. Oppgi navnekoder og seteoppgaver etter behov. Pass på å bestille et sted som maksimerer ansikt til ansikt interaksjon. For en liten gruppe er et rund eller ovalt bord best.
Legg inn møtet målene på et fremtredende sted. Les målene til gruppen og svar på korte spørsmål som er nødvendige for avklaring.
Be om innspill fra gruppen om målet. For eksempel var et ukentlig mål møtt eller overskredet? Gi flere muligheter for deltakerne å gi sine innspill; ideer kan deles via en håndsvisning, muntlige kommentarer, skriftlige uttalelser eller et felles brainstormingskart.
Samle innspillet og gjenta det til gruppen. Ikke utelate negative kommentarer eller overemphasize den positive. Negative kommentarer kan være avslørende, og fokusere på områdene som krever forbedring.
Sett eller bekreft kortsiktige mål. Skriv ned oppgaver og delmål på notatkort. Gi hver deltaker et notatkort som informerer hver enkelt av sine personlige mål og plikter.
Reagerer på eventuelle dvelende bekymringer eller spørsmål.
Tips
-
Styr møtediskusjonen slik at alle bekymringer tas opp, selv om perspektivet som prosjektleder gjør det vanskelig å se gyldigheten av disse bekymringene.
Det er fire hovedfaser i en kaizen-prosess: oppfatning, ideutvikling, beslutningstaking og implementering. Møter kan forekomme hos og mellom noen av disse setningene og kan skreddersys mot noen av disse prosessene. For eksempel kan et møte i begynnelsen av et prosjekt fokusere på å vurdere de eksisterende problemene og observere virkningen av bedriftskulturen.
