Et møte kan defineres som en samarbeidsprosess for å svare på hvem, hvorfor, hvordan og hva med et bestemt mål. Kjennetegn ved ineffektive møter er passive deltakere og en oppfølging av tidligere diskuterte emner. Effektive møter er egentlig det motsatte av det. Effektive møter kan øke produktiviteten, ansattes moral og fortjeneste.
Funksjon
De fem trinnene for å forberede og gjennomføre effektive møter, også kjent som de fem P-er, er: formål, plan, deltakere, deltakelse og perspektiv, notat David Whetten og Kim Cameron i boken "Utvikling av ledelsesferdigheter." Formålet viser tydelig hensikten med møtet. Planlegger handlingen under møtet. Deltakere inkluderer deltakere og tilretteleggere. Deltakelse er nødvendig fra deltakerne og tilretteleggerne. Perspektiv er målet målet skal oppnå og et sammendrag av avtalene som følger av møtet.
Verktøy
Spill er blant de mest effektive verktøyene som brukes til å gjennomføre vellykkede møter. Rask, billig, tilpasningsdyktig, lav risiko og deltakende spill anbefales. Brainstorming er et annet verktøy som brukes til å samle informasjon og forklare et problem eller en situasjon. Andre verktøy for effektive møter er spørreskjemaer, spørreundersøkelser, intervjuer og regneark.
Kjennetegn
Effektive møter er fantasifulle, deltakende, innovative og engasjerende. De begynner og slutter i tide. Noen er tildelt for å holde oversikt over minutter og dagsorden. Planlagte pauser oppstår på bestemte tidspunkter. Livlige og positive diskusjoner oppfordres. Deltakerne får lov til å evaluere møtet. Effektive møter slutter med et vennlig notat med tilretteleggeren som sørger for harmoni mellom deltakerne.
Frekvens og varighet
Peter Honey skriver i boken "Forbedre menneskers ferdigheter" at effektive møter utføres ideelt maksimalt en gang i uken, vanligvis for de samme deltakerne. De mest vellykkede møtene avsluttes om en time og strekker seg vanligvis ikke til to timer.
Betydning
Dårlig styrte møter har en negativ innvirkning på ansattes moral, noe som gjør noen til å bli skeptiske og pessimistiske, mens andre blir apatisk og uoppmerksom. Ineffektive møter, noterer Barbara J. Streibel i boken "The Manager's Guide to Effective Meetings", koster bedrifter milliarder av dollar hvert år i tapt muligheter og tapt tid. De skader bildet av en organisasjon, fremhever sin ineffektive styring og reduserer produktiviteten. Effektive møter bevarer to av selskapets mest verdifulle ressurser: tid og talent. Samarbeidspartnere og effektive møter stimulerer ansatte.
