I alle forretningsområder er møter uunngåelig. Flere ganger enn ikke, var folket pålagt å delta på disse møtene, se dem med frykt. Kanskje det skyldes at de løper for lenge, fordi det ikke er noen klar grunn til at møtet skal finne sted, eller kanskje ingenting synes å bli løst på disse møtene. De har tydeligvis ikke møtt de fem effektive møtene: formål, produkt, deltakere, sannsynlige problemer og prosess.
Hensikt
Et møtes formål er definert som årsaken til at møtet må holdes, dagsorden eller nøkkelmål som må diskuteres av deltakerne. Hvis det ikke er noen problemer som skal diskuteres, er det ingen grunn til å ringe et møte. Møter uten klare formål er sløsing med alles tid.
Produkt
Produktet av et møte beskriver det ønskede resultatet som skal oppnås når alt er sagt og gjort. Dette er ikke bare det ønskede resultatet av møtet, men også de ønskede resultatene av fremtidige selskapsprosjekter og varer som diskuteres under møtet. Oppgi møtetes produkt opp foran holder møter på sporet, holder samtalene fra å falle inn i emner som ikke oppfyller møtets formål.
deltakere
Møtedeltakere inkluderer bare de som trenger å være involvert, folket som har synspunkter eller jobber, har direkte innflytelse på formålet og produktet av møtet. For eksempel ville sykehusmedisinsk personale ikke være deltakere i et møte om sykehusdatasystemene. Sykepleiere og leger vil imidlertid delta i møter med helsemessige problemer eller møter som vil hjelpe dem med å få fortsatte utdanningsenheter, CEUer, som er nødvendige for å holde lisensene oppdatert.
Sannsynlige problemer
De sannsynlige problemene er de bekymringene som sannsynligvis vil oppstå blant deltakerne, problemene de ser med den nåværende tilstanden på elementene på dagsordenen, eller eventuelle problemer de forutsetter med mulige løsninger oppdraget under møtet. Sannsynlige problemer inkluderer også å ta noen feil som kan ha rømt varsel under forberedelsene til møtet. For eksempel gir noen en presentasjon om mulige løsninger på problemene som er oppført på dagsordenen. Noen i møtet kan legge merke til at en eller to fakta mangler, og at disse fakta kan ende opp med å ha en dyp innvirkning på møtets utfall, eller løsningen. Problemene kan være et problem med kostnaden for et prosjekt eller tiden som er involvert i å fullføre et prosjekt.
Prosess
Møteprosessen inneholder trinnene som kreves for å holde møtet på sporet og oppnå møteledelsen. Det kan også omfatte å skape en plan for å oppnå fremtidige prosjekter og varer for å holde dem på rette spor mot ferdigstillelse. Å ha prosessen som er oppført i forkant av tiden, lar alle involverte en måte å sikre at de oppnår formålet og resultatet av møtet, prosjektet eller merchandising. Det er et middel til å følge møtet i møtet.
