Å adressere et forretnings brev til en person er relativt enkelt. Du skriver personens navn og adresse ved hjelp av US Post Office-formatet, og følger opp med "Kjære Mr./Mrs./Ms." Når du må adressere flere mottakere i samme forretningsbrev, blir tingene mer kompliserte. Avhengig av mottakerens beliggenhet, vil du enten adressere hver mottaker enkeltvis, eller du vil bruke "carbon copy" notat - "cc" - nederst i brevet.
Flere personer, samme adresse
Når du adresserer flere mottakere i samme organisasjon, er det ikke nødvendig å gjenta adressen flere ganger. Skriv bare navnet og tittelen til hver mottaker etterfulgt av den enkelte firmaadressen. Det skal se slik ut:
Ms Mary Harris, administrerende direktør
Mr. Robert Martinez, direktør for fasiliteter
Dr. Philippa Bennett-Price, finansdirektør
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Din hilsen bør da oppgi navnene i samme rekkefølge som adressen, etterfulgt av et kolon (":"), for eksempel "Kjære fru Harris, Mr. Martinez og Dr. Bennett-Price:" Skriving "Kjære Mary, Robert og Philippa: "er helt greit hvis du er på fornavn. Det er høflig å sende et eget brev og konvolutt til hver person, så skriv ut og signer en original kopi for hver mottaker.
Flere personer, annerledes adresse
Når samme brev skal gå til flere mottakere på forskjellige steder, mottar hver person et individuelt adressert brev. Angi at du har sendt brevet til andre personer ved å sette "cc:" nederst i brevet under signaturlinjen, etterfulgt av navnene til de andre mottakerne i alfabetisk rekkefølge. "CC" står for karbonkopi, og refererer til karbonpapiret som ble brukt til å lage flere kopier av dokumenter før kopimaskinens oppfinnelse. I dag bruker vi uttrykket "courtesy copy". Husk å revidere linjen "cc:" i hvert brev slik at hver mottaker vet hvem alle andre mottakere er. Ta med adressene hvis dette vil være nyttig for mottakeren din.
Når det er mange adressater
Når du har mange mottakere som medlemmer av en komité, kan det være mer hensiktsmessig å utarbeide et enkelt brev adressert til gruppen, og plasser en distribusjonsblokk ved slutten av brevet. Det er akseptabelt å hilse på større grupper som en gruppe mennesker, for eksempel "Kjære Investor Relations" eller "Kjære medlemmer av styret." Hvis brevet blir distribuert internt i din egen organisasjon, er det greit å bruke den uformelle hilsen "Kjære alle."
Et forsiktighetsord
Selv om det er en viss etikett for adressering av brev til flere mottakere, er det ikke noe hardt og raskt regler. Din bedrift kan ha sin egen stil som kanskje følger med de tradisjonelle standardene. Konsistens gir et godt inntrykk av merkevaren din, så kontroller at alle dine ansatte følger samme stil i alle forretningskommunikasjoner.
