Det er sjelden å se et firma som gjør sin bokføring ved hjelp av den gammeldags kolonneputen og blyantoppsettet. Datamaskiner har stor betydning for at regnskapsarbeid utføres, ikke bare for de store bedriftene, men også for små bedrifter.Regnskapssystemer er rimelige og relativt enkle å bruke, noe som gjør dem til et levedyktig alternativ for mange bedrifter.
Hovedbok
Ledelse av en generell hovedbok, ryggraden i et regnskapssystem, er en vanlig bruk av en datamaskin i finansområdet. Kontokoder kan legges til eller pensjoneres enkelt, slik at hovedboksen blir veldig fleksibel. Segmenter i kontokodene kan betegnes for bestemte funksjoner, forenkle rapportering. For eksempel kan en regnskapskode for utgifter oppsettes i systemet som 60235, "6" betyr at kontoen er en kostnad, kan "2" bety en avdeling, for eksempel salg, og "35" kunne identifisere en spesialmarkedsføringsprogram innen salg. Dette oppsettet gir mulighet for enkel forespørsel om utgifter til en bestemt avdeling eller et markedsføringsprogram.
Kontoer betales
Betaling av regninger tar ofte mye tid og energi, spesielt når man bruker det manuelle systemet. Ved hjelp av programvare kan du betale en regning og bestille utgiften knyttet til betalingen samtidig. Du kan betale regningene dine i batchene og skrive ut alle dine sjekker samtidig, en stor tidsbesparende. Ingen flere håndskrevne sjekker eller manuelt inngåtte utgifter. Når leverandørene er lagt inn i systemet, trenger du ikke å skrive navn og adresse om og om igjen - programvaren lagrer denne informasjonen, og du oppgir bare faktura tall og beløp med resten forhåndsbefolket - en stor fordel for datastyrt system.
rapportering
Enkel rapportering er en kjent fordel ved et datastyrt regnskapsprogram. Feil kan enkelt identifiseres, korrigeres, og du kan gjenopprette rapporter i løpet av minutter - noe som er umulig å utføre ved hjelp av det manuelle systemet. Siden alle beregninger er gjort av en datamaskin, er rapporteringsnøyaktigheten svært høy, og øker påliteligheten av finansiell informasjon. Når regnskapsdata er satt inn i systemet, kan det kompileres og manipuleres gjennom rapporter og spørringer som vanligvis er enkle å bruke og modifisere. Regnskapssystemer tilbyr en rekke rapporteringsalternativer, inkludert muligheten til å eksportere data til et regneark, der du kan manipulere informasjonen.
lønn
Lønn, en underavdeling av regnskap, blir ofte behandlet med datamaskiner og ikke for hånd. Komplekse beregninger, for eksempel fordeler og avgifter, utføres av en datamaskin, økende korrekthet og effektivitet. Endringer kan gjøres enkelt og i tide. Hvis en medarbeider ønsker å øke sin skatteavgift, blir denne informasjonen inntatt i systemet og resten behandles av et lønnsystem. For å minimere feil, kan tidsskrifter lastes opp direkte inn i systemet uten menneskelig innblanding, en stor tidsbesparelse til et firma med mange timers ansatte.
