En forretningsmøte agenda brukes til å kommunisere viktige saker som vil bli diskutert i et møte. Dette dokumentet gir alle deltakerne tilstrekkelig å forberede møtetemaene.
Et forretningsmøte agenda må svare på visse spørsmål: Hva er emnet for diskusjon? Hvorfor skal det diskuteres? Hvem vil være involvert i diskusjonen? Hvem har ansvar for visse emner? Hvor lenge vil emnet bli diskutert i møtet?
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Ordbehandlingsprogram
Opprett et nytt dokument med møteagenda som tittel og filnavn. For enkelhets skyld kan det være lurt å formatere filnavnet på denne måten: Møte Agenda_YYYY_MM_DD. På denne måten, når du ser på mappene dine, er det enkelt å finne en bestemt agenda.
Skriv inn datoen for møtet, sted og navn på personer som deltar på møtet. Denne informasjonen vil bli avgjørende, spesielt når du sporer fremdriften til et bestemt emne, prosjekt eller problem.
Opprett et bord med 5 kolonner med tittelen "Business Meeting Agenda on (dato for møtet)."
Skriv "Emne" som første kolonne tittel. Skriv deretter inn hvert møteemne som skal diskuteres.
Nøkkel "Mål / Mål" som andre kolonne tittel. Angi det ønskede sluttresultatet for hvert emne under møtet, kort sagt.
Skriv "Lag" som tredje kolonne tittel. Merk folket som vil være ansvarlig for å presentere emnet eller snakke på vegne av det. Hvis et emne har en teamleder, må du også merke det også.
Nøkkelen "Strategi" som fjerde kolonne tittel. Oppgi hvordan du planlegger å ta opp emnet. Eksempler er "brainstorming" for å generere ideer, "review" for å gå over et valgt utfall eller prosjekt, "beslutning" dersom det skal tas en beslutning, eller "informasjon" hvis generell informasjon må deles.
Skriv "Tid" som den femte kolonne tittelen. Angi antall minutter som hvert emne vil bli tildelt for diskusjon. Dette er nødvendig for å opprettholde en god strøm av ideer i møterommet og å gi struktur til møtet.
Lagre dokumentet ditt etter å ha angitt all kjente opplysninger i hver rad.
Tips
-
Et bord er bare en grunnleggende måte å organisere temaene til diskusjon i et møte. Du er ledig til å formatere agendaen for forretningsmøte annerledes, så lenge de oppgitte elementene er inkludert.
Det er viktig å tildele nok tid til å diskutere dine valgte emner, men ikke for mye tid, ellers diskusjoner har en tendens til å fortsette. Spør presentatørene hvor mye tid de må presentere på sine emner.
Pass på at alle som deltar i møtet, får dagsorden minst en dag før det foreslåtte møtet. Dette vil gi alle tid til å forberede og tillate eventuelle revisjoner til dagsordenen om nødvendig.
