Effektivt formulert forretningskommunikasjon er målrettet, profesjonell og lettforståelig. De tillater mottakeren å ta inn meldingen uten å gjette på forfatterens hensikt, gjennomføre feilplasserte ord eller dechifrere dårlige konstruerte setninger. Feilbeskyttede meldinger er et avslag for både interne og eksterne lesere. Dårlig grammatikk er ofte forbundet med uvitenhet om eller manglende respekt for etablerte regler, samt latskap eller rushing. Bedrifter bør forsøke å skape gjennomtenkte, polerte meldinger som representerer deres forpliktelse til nøyaktighet og grundighet.
Sende riktige meldinger
Effektivt ordvalg betyr forskjellen mellom klar forståelse av meldinger og forvirring. Setninger som gjør at leserne må lese for klarhet, kan markere slutten av aktiv lesing, noe som er kontraproduktivt for målet om forretningsskriving. Bedriftsskriving handler ikke om å wow leseren med store ord og komplekse setningskonstruksjoner. Det handler om å få et poeng over, ved hjelp av de mest effektive måtene. Å gi konsise, skrøpelige skritt når du gir instruksjon, letter frustrasjonen og øker leserens overholdelse. Å forlate meldinger åpne for tolkning betyr ofte problemer, da leserne kan lage egne regler eller ignorere forvirrende direktiver helt og holdent.
Etablere troverdighet
Førsteinntrykk betyr mye. Tenk deg at du mottar en reklame for "Peace of Mind Tutoring Service", som leser "Seksuell veiledningstjeneste." Å tillate utilstrekkelig korrekturleste dokumenter for å unnslippe endelige inspeksjoner gir et negativt inntrykk. Det ødelegger mulighetene for bedrifter å vise sin oppmerksomhet og pålitelighet, slik at de gjør det lettere for perceptive konkurrenter å utnytte disse feilene. Mens bruksfeil som å skrive "ørkenbuffé" i stedet for "dessertbuffé", kan unnslippe en stavekontroll, skal trente menneskelige øyne fange disse grammatiske lovbruddene.
Intern kommunikasjon
Ansatte ønsker transparens og åpenhet fra arbeidsgivere. De vil ha riktig informasjon første gang. Sende ut masse e-postmeldinger som inneholder transponeringsfeil i treningsdatoer eller distribusjon av håndbøker som inneholder sjargong, skaper kaos. Det spilder også tid, fordi korrigerende feil tar bort fra andre forretningsfunksjoner. Selv når feilene er lette å korrigere, er virkningen deres fortsatt ekte. Dårlig grammatikk innen intern virksomhetskommunikasjon kan redusere ansattes moral og motivasjon for å forbli detaljorienterte mens du fullfører jobboppgaver.
Ekstern kommunikasjon
Kvaliteten på ekstern virksomhetskommunikasjon hjelper kundene til å danne visninger om bedrifter. Kunder foretrekker å drive forretninger med veldrevne, profesjonelle organisasjoner. Visuelt tiltalende reklame eller ordentlig formaterte bokstaver mister gnisten når kundene oppdager grammatiske feil. Mens de fleste kunder ikke vil oversvømme en virksomhet med telefonsamtaler om dårlig grammatikk i korrespondanse, vil de huske lovbruddene. Noen kan til og med gjøre det til deres oppgave å varsle andre kunder for å unngå lovovertredere.
