Til tross for teknologiske fremskritt i elektronisk kommunikasjon forblir faksmaskiner en viktig metode for å formidle dokumenter fra og med 2015. Faksdekselark har en viktig rolle i å varsle mottakere om hvem som skal få faksen, og hva som er i den.
Avsender og mottaker
En av de primære funksjonene til et faksdekselark er å identifisere avsenderen og mottakeren til dokumentet. Mens dekselark er valgfrie, kan mangel på grunnleggende kontaktinformasjon føre til tapte overføringer. Hvis mottakeren ikke mottar faksen, hjelper meldingen "Mottaker" på omslaget at dokumentet kommer til riktig person. I tillegg kan en faksmottaker som gjenkjenner avsenderens navn, hurtigere komme til dokumentet. Mange selskaper har malbaserte faksdekselark med navn og logoer som allerede er skrevet ut på siden.
Dokumentdetaljer
Et typisk faksdekselark har også en del av grunnen til at faksen sendes, eller kommentarer på dokumentkapslingen. Denne delen er nyttig når en avsender har bekymringer om hvorvidt noen vil ta overføringen alvorlig. Hvis en bedrift sender et uønsket budforslag, kan for eksempel omslaget angi fordelen for mottakeren av å lese gjennom materialene. Detaljer om dokumentene kan også minne mottakeren om at faksmaterialene følger opp en tidligere diskusjon eller avtale.
Dato og sidetal
Datoen for overføringen og antall sendte sider er også vanlige elementer på omslaget. Begge er viktige for opptak og nøyaktighet. En dato på en faks lar en avsender understreke at han møtte en bestemt frist for innsending. Antall sider i faksen er svært viktig for å beskytte mot ufullstendige sendinger. Et omslag kan angi, "5 sider inkludert omslagsark." Dette varsler mottakeren om at overføringen skal inneholde fem totale sider. Hvis noen mangler, kan mottakeren varsle avsenderen til det ufullstendige dokumentet.
ekstra detaljer
En faksforside er også brukt til å formidle personvern og sikkerhetsopplysninger med bestemte dokumenter. Statsforetak, finansinstitusjoner og juridiske kontorer er blant de organisasjonene som kan ha konfidensialitets- eller personvernerklæringer på et forsideblad. Denne erklæringen varsler mottakeren til den delikate karakteren av kabinettet og bidrar til å sikre ansvar i å beskytte konfidensielle dokumenter. Fakser kan også juridisk binde mottakeren til kontrakts- eller forskriftskrav. Noen selskaper bruker faksoverføringer til å sende memo-lignende dokumenter, og inkluderer bare omslaget med et sammendrag eller en kort melding på den ene siden.
