Du ville ikke være den første forretningsprofessoren for å tenke på hvordan du best kan håndtere en konfidensiell faksoverføring. Merk det "konfidensielt", og du kan uvitende invitere nysgjerrighet og en invasjon av persons privatliv. Hopp over det og konsekvensene kan bli enda verre. Behandle begge sakene ved å merket faksen din som "konfidensiell" på faksdekselet. Sett deretter inn noen tenner i øynene ved å skrive en konfidensiell bunntekst på bunnen av arket.
Opprett et nytt dokument i tekstbehandlingsprogrammet med 1-tommers marginer. Sett inn bedriftslogoen din, hvis det er aktuelt, øverst på siden.
Senter ordet "konfidensielt" i fet skrift øverst på siden. Kapitaliser bokstavene for vektlegging. Under og sentrert, plasser ordene "Faks", "Faksdekselark" eller "Faksoverføring" for rask gjenkjenning.
Skriv "Dato:" "Tid:" og "Antall sider, inkludert omslagsark:" på venstre side av omslaget. Plasser to ganger og skriv "Adressat:" "Faksnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Plasser to ganger på nytt og skriv: "Avsender:" "Faksnummer:" og "Telefonnummer:" på separate linjer. Inkludert faks- og telefonnumre er en smart måte å dekke basene på, spesielt hvis faksen går tapt, feilplassert eller aldri kommer. Hvis et nummer er feil eller to tall blir gjennomført, kan du rette feilen på fremtidige faksoverføringer.
Tilpass faksdekselet med en seksjon som passer til dine forretningsbehov. For eksempel, hvis du jevnlig sender fakser til samme person eller avdeling, kan du lage en boks med overskriften "Routing information" eller "Next steps." Eller hold innstillingene åpne ved å opprette en "Kommentarer" -seksjon slik at du kan hånden Skriv et notat eller instruksjoner, for eksempel, "Vennligst ring meg umiddelbart for å bekrefte kvittering for denne faksen."
Skriv en bunntekstmelding nederst på faksdekselet. I likhet med en fortrolig advarsel om at du ser på noen e-post, bør denne meldingen formidle at faksen: er konfidensiell; er kun beregnet for adressaten; og inneholder informasjon hvis "avsløring, kopiering, bruk eller distribusjon" er forbudt. Det bør også be om at avsenderen blir varslet om en feilaktig kvittering - en annen god grunn til å oppgi et telefonnummer øverst på et faksdekselark.
