Manuell regnskap involverer bruk av papirmagasiner og tidsskrifter for å registrere finansielle transaksjoner. Disse verktøyene er fra en svunnen tid. Regnskapsførere - ofte iført grønne visors og black armbands - vil bruke manuell regnskap for å bidra til å holde økonomiske poeng for sine selskaper. Bedrifter i dag kan fortsatt bruke manuell regnskap for noen prosesser. Ulemper kan imidlertid svekke manuelle regnskapsaktiviteter.
Tidkrevende
Regnskapsprosesser som bruker papirjournal og ledgers eller lignende verktøy krever rikelig tid for å fullføre oppgaver. Regnskapsførere må finne kontoer og tidsskrifter i systemet før opptaksposter. Det er også vanskelig å sjekke kontosaldoer og gjennomgå informasjon. Revisorer kan også trenge å rifle gjennom flere dokumenter for å finne informasjon forespurt av ledere. Kopiering av denne informasjonen kan også være vanskelig.
Med forbehold om feil
Feil kan være ganske hyppig i manuelle regnskapsprosesser. Vanlige feil går inn på informasjon i feilkontoer, transponerer tall eller registrerer informasjon bakover. Mens disse feilene også finnes i moderne regnskapssystemer, har manuelle systemer ingen interne kontroller og balanser. Regnskapsførere som undersøker feil, vil ofte tilbringe flere timer for å finne og rette oppføringer. Flere regnskapsførere som arbeider i flere manuelle regnskapsførere kan forverre disse problemene.
Mangel på sikkerhet
Manglende sikkerhet er en annen vanlig ulempe for manuell regnskap. Bedrifter kan ikke forhindre at ansatte vurderer sensitive data i papirstørrelser og tidsskrifter. Filer som kopieres og lagres på en datamaskin, kan også være mindre sikre. Dette kan tillate ansatte å misbruke finansiell informasjon gjennom svindel eller forvirring. Utilfreds ansatte kan også skade informasjonen uopprettelig og ødelegge viktige økonomiske poster.
Få eksemplarer tilgjengelig
Store organisasjoner finner ofte manuell regnskap vanskelig på grunn av mangel på flere ledgers og tidsskrifter. De fleste virksomheter vil ha en tidsskrift for leverandørgjeld, kundefordringer, lønn, anleggsmidler og så videre. Dette betyr at kun en regnskapsfører kan arbeide på en journal til enhver tid. Å skille ut disse ledgers til subledgers kan føre til mindre sikkerhet og potensialet for duplisering av informasjon i regnskapssystemet.
