Å ha mange alternativer for å varsle kontaktene til en ny adresse, bør ta litt av kanten av flyttingen din. Mange av kontaktene dine, inkludert den amerikanske posttjenesten, gir deg praktiske elektroniske eller trykte skjemaer for å motta adressendringen. For alle de andre, send en e-post eller et tilpasset flyttingskort for å formidle din nye adresse. For virksomheten din kan du også kunngjøre din nye plassering som en del av en pressemelding, invitasjon til et åpent hus eller et formell forretningsbrev. Uansett hvilken metode du bruker, gjør din skriftlige varsel kort, nøyaktig og rettidig.
Overskrift meldingen din på riktig måte for å angi om flyttingen din er i ferd med å bli overført eller fullført. For eksempel, gjør emnelinjen til et e-post-, brev- eller kunngjøringsbrev lest «Jeg er flytting» eller «Vi har flyttet.» For invitasjoner, skriv "Vi har flyttet: Kom, feir våre nye graver."
Oppgi datoen for flyttingen, detaljer om den nye plasseringen og eventuelt oppdatert kontaktinformasjon. Skriv for eksempel "Kjære Marge: Effektiv (flyttedato), min nye adresse og kontaktinformasjon vil være: (adresse), (telefonnummer), (e-post). Vennligst oppdater oppføringene dine i henhold til dette. Ta gjerne kontakt med meg for ytterligere informasjon. Takk skal du ha. Med vennlig hilsen, (ditt navn)"
Ta med din gamle adresse og et kontonummer for en endring av adressevarsling som også ber om en overføring av tjeneste til din nye plassering. For eksempel, "Mitt nåværende kontonummer er (nummer). Effektiv (flyttedato), min nye adresse vil være (ny plassering). Min gamle adresse er (gammel plassering). Vennligst overfør tjenesten til vår nye plassering ved (flyttedato), sammen med all relatert korrespondanse og fakturering. Takk skal du ha. Med vennlig hilsen, (ditt navn)"
Forgo salutasjoner på annonseringskort og invitasjoner. Angi bare ditt navn eller firmanavn, flytt dato, ny adresse og oppdatert kontaktinformasjon, hvis noen. For en invitasjon, gi detaljer om ditt åpne arrangement sammen med et telefonnummer og en frist for RSVP.
Legg til markedsføringsspinn når du sender din flytt i en pressemelding. For eksempel lage en overskrift som "XYZ Company Expanding Headquarters Downtown." Skriv en kort kunngjøring som inneholder din nye adresse og foreslår at firmaet ditt som beveger seg fremover og oppover.
Tips
-
Lag en sjekkliste over alle kontaktene dine til hvem du skal sende en endring av adresse på. Ta med dine personlige kontakter, arbeidsgiver, byråer, utdannings- og helsepersonell, banker og andre finansinstitusjoner, foreninger og klubber og publikasjoner som du abonnerer på. Ta også med alle dine kunder, konsulenter og leverandører hvis du har en bedrift.
De fleste institusjoner og publikasjoner har en online endring-of-address form. Vurder bruk av dette alternativet, eller ring et publisert telefonnummer, for å lagre porto og øke hastigheten på prosessen.
Velg et kommunikasjonsmedium basert på hensikt og kjennskap til mottakerne dine. Kunngjøringskort og e-postmeldinger er generelt tilstrekkelig for alle, men formelle forretningsbrev kan være berettiget eller forespurt av bestemte kontakter.
