Bytte fra manuell til datastyrt regnskap er en trinnvis prosess som kan oppnås enkelt og effektivt. Hvis det er slutten av regnskapsåret, kan du starte med begynnelsen av det nye regnskapsåret. Det er ikke nødvendig å legge inn data fra tidligere perioder, unntatt årsregnskapet. Hvis det ikke er slutten av året, må du avgjøre om du vil vente til slutten av året eller inn i systemet alle detaljerte data frem til det tidspunktet i året.
Forskning og bestem deg for datautstyret du trenger for ditt datastyrt regnskapssystem. De fleste PCer i dag har kapasitet til en off-the-shelf regnskapspakke for en liten bedrift. Pass på at datamaskinen har en harddisk med flere gigabyte lagringsplass. Etter hvert som tiden går, vil dine datastyrte poster vokse og du vil at datamaskinen skal vare noen år. Du vil også ønske tekstbehandlings- og regnearkprogrammer, samt Internett- og e-postkapasitet.
Sett opp datautstyret ditt og opprett Internett-tilkoblingen. Dette trinnet er viktig fordi alle regnskapsprogramvarepakker vil ha elektronisk hjelp tilgjengelig hvis du får problemer. Også som en del av datamaskinoppsettet ditt er det mulig å sikkerhetskopiere filene dine. Du bør sikkerhetskopiere dataene dine hver dag eller enda oftere når du jobber med noe kritisk. Filer kan enkelt sikkerhetskopieres på bærbare stasjoner. Det er viktig å innse at et regnskapssystem er en database hvor informasjon hentes når det trengs.
Forskning og avgjøre hvilken regnskapsprogramvare som passer best for bedriften din. De fleste små bedrifter gjør det bra med en out-of-the-box programvarepakke, for eksempel QuickBooks eller Peachtree.
Sett opp programvarepakken ved å følge de innebygde menyene. Opprett et diagram over kontoer for hovedboken. Sett opp bankkontiene dine og legg til all nødvendig informasjon om leverandørene og kundene dine.
Skriv inn detaljert transaksjonsdata som er nødvendig for å få de datastyrte bøkene oppdatert. Du må legge inn årsregnskapet fra året før som begynnelsesbalanse for inneværende år. Skriv deretter inn detaljert transaksjonsdata for hver måned i inneværende år til du er oppdatert. Hvis det er slutten av året, kan du bare sette opp begynnelsesbalansen for det nye året og arbeide fremover, og legge inn regnskapsdata som transaksjoner og hendelser oppstår. Du opererer nå på et datastyrt regnskapssystem.
Bestem om du vil ha årsregnskapet som ble inngått i systemet. For å gi historie i datastyrte poster, kan du legge til regnskapet fra tidligere år. Du kan gjøre dette månedlig, kvartalsvis eller årlig gå tilbake flere år. Det er ikke nødvendig å legge til detaljert transaksjonsdata i historien, men det bør være en sti som går tilbake til manuelle poster.
