Å være praktisk med virksomheten din er en god ting, men det gjelder ikke alltid for hver fase av operasjonen. Datainngang er et viktig aspekt av virksomheten der flyttingen til automatiske prosesser nesten alltid er bedre. I svært små bedrifter hvor eieren er hovedoperatør, kan det fortsatt være fornuftig å gjøre all datainngang manuelt, selv om oppgradering til et automatisk system kan gjøre for jevnere operasjoner. For bedrifter med mer enn en eller to ansatte kan det også gi økonomisk mening å bevege seg bort fra manuell dataregistrering så snart som mulig.
Ulempe: Menneskelig feil
Prøv som vi kanskje, mennesker er mer utsatt for feil enn datamaskiner. Mens et datasystem har sporadisk feil, registrerer det vanligvis data og organiserer det på en mer nøyaktig måte enn mennesker, med mindre behov for feilkontroll. Manuell databehandling krever langt flere øyne for å sjekke og dobbeltsjekke data for nøyaktighet.
Ulempe: Hastighet
Det tar mye tid å skrive inn data manuelt. Maskiner og datamaskiner er generelt raskere enn mennesker, noe som frigjør tid for ansatte til å fokusere på andre ting. I stedet for å skrive inn tall hele dagen lang, kan dine ansatte bruke mer tid på å gjennomgå beholdningen, lage diagrammer eller utarbeide prognoser for fremtidig vekst.
Ulempe: Arbeidsomkostninger
Det koster mye penger å betale folk for å manuelt skrive inn data, og det holder entreprenører og andre ansatte i å investere mer tid på sitt beste bidrag til visjonen og oppdraget til selskapet. Arbeidet til mange kan nå fullføres av en person, noe som betyr at du trenger færre dataregistreringsmedarbeider, eller enn du kan bruke dine ansatte i områder som bedre engasjerer sine gaver for å øke bedriftsveksten.
Fordel: Systemkostnader
Manuell dataregistrering krever ikke dyre systemer, maskiner og programmer. Småbedriftseiere har ikke alltid et stort oppstartssystem når de får operasjoner i drift og av bakken. Et manuelt prosesseringssystem gjør at en bedrift kan komme inn i spillet uten å måtte investere mye dyrebar kapital i datamaskiner, maskiner og datamaskiner.
Fordel: Enkel for små start-ups
Noen gründere har en god følelse av hvordan man sporer data på papir ved hjelp av ledgerark, men er ikke så komfortable med datasystemer. I løpet av en tid da du sannsynligvis lærer mange ting på en gang for å få bedriften til å gå, kan det være å foretrekke å midlertidig sette av å lære et dataregistreringssystem. Så lenge du holder nøyaktige poster manuelt, kan du vente på å utforske det alternativet til resten av din daglige drift er mer rutinemessig.
Fordel: Økt tilsyn
Når du registrerer for hånd, har du kontroll over hvilke kategorier hvert enkelt nummer er plassert i. Hvis virksomheten din har unike behov som gjør salg eller trender vanskelig å spore på en automatisk måte, må du kanskje spore disse tallene for hånd.For eksempel kan sosialtjenestebyråer som registrerer endringer i familiedynamikk eller lettelse fra følelsesmessig nød, finne manuelle databehandlingsmetoder for å være mer nøyaktige enn automatiserte metoder.
Overgang fra manuell til moderne datainngang
Mens manuell dataregistrering er noen ganger enklest med en svært liten bedrift og gir mindre kostnader for å få ballen til å rulle, ettersom en bedrift vokser, må også dens metoder. Når du er klar til overgang fra manuell dataregistrering til noe litt mer sofistikert, kan du se på programmer som Quicken, QuickBooks eller det gratis programmet ZipBooks. Et hvilket som helst regnearkprogram kan hjelpe deg med å kategorisere andre tiltak, for eksempel suksessrate for programer, ansattes trender eller endringer i dynamikk og projeksjoner på enkle og forståelige måter. Det er lurt å skrive inn noen få måneder eller år med tidligere data, slik at du kan se trender i de nye numrene når du skriver dem inn. Når du er i tvil, ta kontakt med en regnskapsfører eller dataregistreringsspesialist for engangshjelp eller som en vanlig Støtte for å opprettholde nøyaktige dataposter for virksomheten din.
