Et lønnsystem er mediet hvor du behandler lønnslisten din, slik at de nødvendige føderale og statlige kravene kan oppfylles. Spesielt krever U.S. Department of Labor at du skal kompensere ansatte riktig og i tide; Internal Revenue Service krever føderal lønnsskatt tilbakeholdenhet; Statens arbeidsavdeling krever at du skal anvende statlige arbeidslover, og statlig skattemyndighet krever statlig lønnsskatt tilbakeholdenhet. Når du designer et lønnsystem, velg det som best passer dine behov.
Vurder lønnkravene dine for å bestemme riktig system. Det manuelle systemet krever lønnsbehandling for hånd. Det har økt risiko for feil, så bruk den bare hvis du har få ansatte. Det interne datastyrte systemet krever behandling via lønnsprogram. Bruk den til å forenkle lønnsbehandlingen. Det eksterne systemet krever outsourcing lønn plikter til en lønn tjenesteleverandør. Bruk den hvis du vil eliminere eller redusere lønnsoppgaverne betydelig.
Opprett det manuelle systemet, hvis det er det du velger. Kjøp standard tidsark på en kontorforretningsbutikk, eller opprett dem med et regneark eller et kontorprogram. Kjøp blanke lønnskontroller fra en kontorforretningsbutikk, eller bruk bankcheckene dine. Bruk en skrivemaskin til å skrive ut paychecks eller hånd skrive dem.
Dette systemet krever at du manuelt beregner lønn og fradrag. Hold deg oppdatert på føderale kildeskatt, skattemelding og skatteregler ved hjelp av IRS Circular E. Ta kontakt med statens inntektsvirksomhet for retningslinjer for statens lønnsskatt. Trekk på lønnslisten før du utsteder lønnsslipp. Filer hardt kopier av lønningsrapporter i et konfidensielt område.
Gjør det interne datasystemet hvis det er det du velger. Kjøp lønnsprogramvaren som best passer dine behov. Små bedrifter, for eksempel, kan bruke QuickBooks, mellomstore bedrifter kan bruke Ultimate Software og større bedrifter kan gå med Mangrove. Du kan få timepersonellene til å slå en vanlig tidsklokke, men et datastyrt tidssystem som Kronos er mer effektivt fordi det lar deg importere tiden til lønnsprogrammer. Programvaren beregner lønn og fradrag, muliggjør direkte innskudd, skriver ut lønnsslipp og betaler stubber, har de føderale og statlige kildeskattbordene som er innebygd i systemet, og sparer og skriver ut lønnsrapporter.
Gjør det eksterne systemet hvis du velger den ruten. De fleste betalingsleverandører krever at du laster opp lønningstiden din via Internett, eller send dem via faks eller e-post. Leverandøren behandler lønnslisten din og sender deg lønnssjekker og lønnsrapporter etter hver betalingsdag. Noen selskaper gir deg tilgang til systemet på nettet, slik at du kan skrive ut rapporter og paychecks til din egen laserskriver.
Når du etablerer dette systemet, bør leverandøren ha deg til å undertegne en gjensidig avtalt kontrakt som beskriver tjenestene og gir deg en oversikt over priser. For direkte innskudd, gi leverandøren din bankkonto og rutingsnummer. Hvis leverandøren skal håndtere skatte- og ytelsesforholdene dine, bør du få undertegnet en fullmakt som gir den tillatelsen.
Tips
-
Du kan pådra deg IRS avgifter for skattefeil som en tredjepart gjør. Derfor må du alltid sjekke lønnsleverandørens arbeid. Lag et flytskjema for lønnsystemet ditt. Diagrammet viser oppgavene som er involvert i behandlingen av lønnslisten fra start til slutt basert på det valgte systemet.
