En sjekkliste av ISO 9001 er et verktøy, en av mange i revisors verktøykasse, som brukes til å vurdere organisasjonens kvalitetsstyringssystem. Tenk på en analogi som sammenligner QMS med en snekkerens blueprint og revisoren til en bygginspektør. Målet er å vurdere arbeidet som gjøres i forhold til hvordan planen sier at det skal gjøres og også i forhold til byggekodene - eller i dette tilfellet ISO 9001-kravene. Sjekklister bør utformes for å hjelpe med den vurderingen, for ikke å legge til byråkrati.
Dokumentasjon gjennomgang
En sjekkliste kan utformes for å utføre en dokumentasjonsvurdering. Etter å ha bekreftet at organisasjonens dokumentkontrollprosedyre som skrevet oppfyller kravene i ISO 9001, utformer sjekklisten ved å trekke bestemte elementer fra den prosedyren. Fokuser på spørsmålene om selve dokumentkontrollen, med bare ett eller to spørsmål som adresserer ISO 9001-kravene som er spesifikke for prosessen som revideres. Det er nok å spørre: "Hvilken ISO 9001-klausul (e) gjelder for prosess ABC?" og "oppfyller prosessen ABC disse kravene?" Det er ikke nødvendig å omskrive hele standarden som spørsmål på sjekklister.
Ledelsens ansvar og engasjement
En sjekkliste kan utformes spesielt for en ledelsesrevisjon. Tjeklisten kan identifisere hver klausul som angir et krav som et direkte ansvar for toppledelsen og andre relevante elementer, slik som menneskelige ressurser og infrastrukturplanlegging. Denne sjekklisten kan brukes i utgangspunktet under et ledelsesintervju og deretter gjennomført i løpet av revisjonen som bevis vurderes over organisasjonen.
Opplæring og kompetanse
En sjekkliste kan be revisorene om å huske universelt gjeldende krav, som opplæring og kompetanse. Når du følger et revisjonsspor som dekker andre klausuler, kan disse kravene noen ganger overses og kreve oppfølgingsaktivitet før revisjonen kan avsluttes. En sjekkliste kan bidra til at revisorer ser etter bevis for at ansatte er kompetente for de jobben de utfører basert på utdanning, opplæring, ferdigheter og erfaring. Like viktig er å bekrefte at handlingsplaner er utviklet og utført for å sikre at medarbeider oppnår kompetansenivået som trengs.
Utstyrte prosesser
Sjekkliste-elementer skal dekke utkontrakterte prosesser. Dette kan kombineres med de universelt anvendelige kravene som er nevnt ovenfor. Ordtaket "ute av syne, ute av tankene" kan føre til at både auditorer og revisorer glemmer at lagring av program A, B og C fortsatt er gjort på stedet, men for Program X er denne funksjonen nå utført av en tredjeparts logistikkleverandør. ISO 9001 krever spesielt at outsourcede prosesser kontrolleres for å sikre at de oppfyller organisasjonens egne QMS-krav.
Overvåking og måling
Checklister bør adressere måleprosess effektivitet og overvåkningstrender for å vurdere muligheten til QMS. Tiltak kan inneholde komplekse statistiske prosesskontrolldata eller kan være så enkelt som antall interne eller eksterne kundeklager. Checklister skal gjøre det mulig for revisorene å identifisere hvilke beregninger som er på plass og hvilke trender disse beregningene har vist siden den forrige revisjonen. Checklister bør også minne revisorene på å se etter bevis på tiltak som er tatt for å korrigere negative trender.
Legg til verdi
Revisjons sjekklister bør legge til verdi i stedet for å eksistere for den rene skylden til å oppfylle et krav til intern revisjonsprosess. Det er viktigere for en revisor å følge et revisjonsspor som presenterer seg under revisjonen enn å følge en sjekkliste. Uerfarne revisorer kan miste synet av slike stier når de stoler for tungt på sjekklister.
