Medisinsk registreringssystemer gjør det mulig for leverandører å lagre informasjon sikkert og hente det effektivt. Arkiveringssystemer beskytter også pasientidentifiserbare data. Typen av helseinformasjonssystem som en leverandør bruker ofte, avhenger av type anlegg, størrelse, antall pasienter det behandler og volumet av poster det holder. Mindre fasiliteter som gir spesialisert omsorg for færre pasienter kan velge papiroppføringer, mens større organisasjoner med flere avdelinger og steder kan bruke elektroniske poster. Noen omsorgsleverandører bruker en hybrid av papir og elektroniske journalsystemer.
Medisinsk rekord: Bra for pasienten og leverandøren
Medisinsk dokumentasjon støtter kvalitetspleie for pasienter og hjelper til med å sikre at de som gir omsorg, blir betalt riktig. Ved å dokumentere symptomer, diagnoser og behandlinger, kan tilbydere bruke medisinske historier for å hjelpe pasientene til å holde seg frisk og gjenopprette fra sykdommer raskere. De kan også få betalt raskere fordi forsikringsselskaper ofte krever kvalitetssikring.
HIPAA-standarder for helseforsikring (HIPAA) bidrar til å beskytte personvernet ditt ved å gi retningslinjer for hva, når og hvordan informasjon om din omsorg kan deles. Alle medisinske leverandører er pålagt å overholde disse standardene, uansett hvilken type arkiveringssystem de bruker. For å kunne dele viss informasjon, må de få ditt skriftlige samtykke og en signert utgivelsesskjema. For eksempel kan naboens nabo ikke ringe til legen din og finne ut om du er pasient, enn si hvorfor du så legen. Selv din ektefelle trenger et signert utgivelsesskjema for å kunne snakke med legen din. Forsikringsselskaper har tilgang til begrenset informasjon, for eksempel forsikringsregningskoder, men er ikke berørt av andre opplysninger om din omsorg.
Papirsystemer: Organisert Alfabetisk eller Numerisk
Arkiveringssystemer for papirjournaler tar opp mye plass. Hyller, skap og skuffer med fargekodede mapper er vanlige.
Disse systemene varierer basert på mengden lineær arkivering inches tilgjengelig for å lagre poster og hvordan poster er organisert. Records er vanligvis organisert alfabetisk eller numerisk.
Numeriske arkiveringssystemer inkluderer følgende.
- Rett eller sammenhengende arkivering: Medisinsk rekord er innlevert i kronologisk rekkefølge etter pasientnummer (dvs. datoen i en dato-måned-års-post).
- Terminal siffer arkivering: Også kjent som omvendt numerisk arkiveringssystem, dette er motsatt av den rette tallet i at postene er sortert etter det siste sifferet (dvs. året i en dato-måned-år-post).
Papirmapper lagres vanligvis bak låste dører og i låste skuffer. Kontorarbeidere sporer forespørsler om poster og plasseringen av poster, for eksempel gjennom et utsjekkingssystem som krever at noen logger på en plate. Bare veiledere kan få tilgang til poster etter timer etter behov.
Elektronisk arkiveringssystem: Lettere å dele
En elektronisk medisinsk rekord er en digital versjon av papirdiagrammet som inneholder pasientens historie innenfor en enkelt praksis. En leverandør bruker en EMR til å identifisere pasienter for forebyggende besøk og undersøkelser, overvåke pasientens helse, spore data og forbedre kvaliteten på omsorg.
Med en EMR kan en bruker bare få tilgang til den spesifikke informasjonen som er nødvendig fra platen. For eksempel, hvis en bruker ikke trenger å se en fullstendig pasienthistorikk, tillater systemet bare tilgang til informasjon som de trenger for å utføre jobben sin. EMR-systemer bruker sikkerhetsforanstaltninger for å forhindre uautoriserte brukere i å få tilgang til beskyttet helseinformasjon, som medisinske historier. Dette bidrar til å sikre at HIPAA-standarder blir oppfylt, samtidig som det er lett å få tilgang til godkjente parter.
Robuste elektroniske helsjournaler inneholder også administrative og faktureringsdata. EMRs kan deles mellom praksis for å forbedre kvaliteten på omsorg, men deling av poster mellom leverandører og anlegg må fremdeles gjøres i samsvar med HIPAA regelverket. Store programvareleverandører som Cerner, Epic, McKesson og Meditech tilbyr arkiveringssystemer som lar brukerne få tilgang til informasjon for enkelte pasienter ved å søke etter dem etter navn. Elektroniske arkiveringssystemer tillater også brukere å vise informasjon for grupper av pasienter, for eksempel å søke etter delt demografi eller medisinske historier, slik at de kan forbedre helsen til lokalsamfunnene - for eksempel ved å identifisere hvem som skyldes immunisering.
Hybrid Systems: Kombinere Elektroniske og Papir Records
Noen medisinske praksiser bruker elektroniske poster og papirrekorder. De kan skrive ut digital informasjon, skanne papirrekorder og få tilgang til informasjon fra en hvilken som helst type system, slik at deres elektroniske og papersystemer er kompatible.
For eksempel oppdaterer noen praksis som bruker EMR, filene sine ved å skanne papirinformasjon. Eller de vil skrive ut informasjon fra den elektroniske posten, slik at en omsorgsleverandør kan få den på papir når han behandler en pasient.
Et anleggs retningslinjer og prosedyrer bør bestemme hvilke deler av posten som skal være papirbasert og hvilke deler som lagres elektronisk. Alle nye poster arkiveres i riktig format. Hvis en del av posten er papirbasert, bør den referere til plasseringen av den elektroniske delen.
