Selv om selskaper av nesten hvilken som helst størrelse kan bruke et bedriftssystem, refererer de fleste bedrifter til en organisasjon på 500 eller flere datamaskiner som er koblet til samme nettverk. Uavhengig av selskapets størrelse, har bedriftens systemer alle en ting til felles: de reduserer innsatsen som kreves av ledere og ansatte i å administrere informasjon. Bedriftssystemer integrerer informasjonen og prosessene som brukes i en organisasjon, og ideelt sett gjør dem tilgjengelige fra ett sted.
Tre forskjellige typer bedriftssystemer er tilgjengelige i dag:
- ERP: Enterprise Resource Planning
- CRM: Kundeforvaltning
- SCM: Supply Chain Management
Forstå en Enterprise Software Platform
Alle med en datamaskin eller en mobiltelefon er allerede kjent med to typer programvare: operativsystemer og applikasjoner. Operativsystemer, som Microsoft Windows, Linux, Android og Apple iOS, får tilgang til maskinvaren og gir en plattform som programmene kan kjøre. Applikasjonene eller programmene er programvaren du bruker til å spille spill og å gjøre arbeidet ditt.
I et forretningsmiljø er datamaskiner vanligvis koblet til et nettverk via en eller flere kraftige datamaskiner som kalles servere. Serveren kan være plassert på kontoret, eller det kan være et annet sted, som du får tilgang til via Internett. Programmer som er plassert på serveren, som alle i selskapet kan bruke samtidig kalles bedriftsprogramvare. Et selskap kan bruke bedriftsprogramvare til å gjøre ting som sporopplysninger, administrere salg og betalinger og lagre kundeinformasjon og ansattes rekord.
Tips
-
Når folk snakker om skyen, refererer de til en server eller en gruppe servere som er tilgjengelige over internett.
ERP: Enterprise Resource Planning Systems
Når du har flere forretningsfunksjoner som du vil ha tilgjengelig på et bedriftssystem, gjør det ofte en ERP-programvarepakke som gir mest mening.Akkurat som Microsoft bunker sine stasjonære applikasjoner som Word, Excel og Powerpoint i en enkelt pakke, som alle kan fungere sammen, kombinerer ERP-programvare enterprise-applikasjoner i en pakke som også kan fungere sammen. Disse programmene, vanligvis kalt moduler, kan kjøpes i bunter, og da du trenger mer funksjonalitet, kan du legge til flere moduler.
ERP-systemer kan vanligvis inkludere kundeforhold og supply chain management systemer i sine moduler.
CRM: Customer Relationship Management Systems
CRM-programvare ligner ERP, men som navnet tilsier, er det fokusert på kundedata. Det brukes oftest for salg, kundeservice og markedsføring. Eventuelle detaljer om kundene dine kan inngås i CRM-systemet, som blir gjort tilgjengelig for alle andre i din virksomhet. Personlig kontaktinformasjon for ulike personer på kundens organisasjon kan alle lagres, samt å kjøpe historie, klager og retur. Når disse dataene er oppgitt, kan CRM-systemet brukes til å prognose salg og hjelpe deg med å finne markedsmuligheter.
CSM: Supply Chain Management Systems
CSM-programvare dreier seg om ressurser og logistikk som kreves for å få produkter ut til kundene dine. En felles forsyningskjede vil inkludere innkjøp av råvarer fra leverandører, bestille dem og spore forsendelser, deretter spore elementene som produseres gjennom produksjonsprosessen, lagre dem i et lager og deretter sende dem ut til kunder. Riktig optimalisert, et CSM-system kan automatisk legge ordre med leverandører før råmaterialer trengs, samt spore effektiviteten til hver avdeling når den blir produsert.
Utforske forskjellige typer ERP-moduler
De forskjellige modulene kan da få tilgang til dataene og presentere den til ansatte etter behov. Uten et slikt system kan en regnskapsavdeling bruke ett system, salgsavdelingen til et annet system, mens lageret bruker et tredje system. Hver avdelings informasjon vil forbli i sin egen silo, utilgjengelig for de andre avdelingene.
Anta at du for eksempel eide et firma som laget regnstøvler. Uten et bedriftssystem vil hver avdeling løpe uavhengig av hverandre. Hvis salgsavdelingen landet en ny klient, måtte de kontakte regnskap for å få klienten satt opp og godkjent for kreditt. Når det er godkjent, må regnskapsavdelingen da underrette salgsavdelingen om at første ordre kan behandles. Deretter måtte noen samordne med varehuset og produksjonsavdelingen, mens innkjøpsavdelingen og de menneskelige ressursavdelingene skulle trenge inn for å sikre at det var nok forsyninger og arbeidere til å behandle bestillingen. Hver av disse trinnene innebærer e-post og telefonsamtaler i hele selskapet, så vel som kunden til bestillingen ble sendt.
Ved hjelp av et bedriftssystem, gjennom ulike moduler, kan alt dette gjøres automatisk og mye av det uten noen menneskelig interaksjon, noe som øker prosessen og reduserer menneskelig feil.
Salgsmodul: Din salgsrepresentant lander en ny kunde, en detaljhandelskleddekjede i Canada, som ønsker å kjøpe 1000 støvler av samme design og varierende størrelser. Hun går inn i klientinformasjonen i salgsmodulen.
Regnskapsmodul: Regnskapsavdelingen mottar melding om at en ny klient er lagt til. De bekrefter kundens informasjon og kjører en kredittsjekk. Når kundens ordre er godkjent, mottar salgsrepresentanten bekreftelse, inkludert salgspris og klientrabatt.
Inventar Modul: Som salgsrepresentant bekrefter bestillingen, forteller systemet henne at det er 200 av disse støvlene på lager, som kan sendes umiddelbart. De resterende støvlene må produseres og kan sendes om to uker.
Produksjonsmodul: Når bestillingen er bekreftet, blir produksjonslederen oppmerksom på at han må ha 800 støvler av de nødvendige størrelsene.
Menneskelige ressurser Modul: Med den siste ordren, er menneskelige ressurser underrettet om at de har truffet en ny terskel, og på grunnlag av den oppdaterte salget av prognosen for kvartalet skal to ansatte bli ansatt.
Innkjøpsmodul: Nye ordrer for støvler utløser automatisk en ordre til selskapets gummiprodusent for å beholde aksjen til minimumsgrensen.
Bestillingsmodul: Den nye kanadiske klienten kan logge inn på firmaets nettside for å se når bestillingen vil bli sendt. Systemet viser også andre produkter som lignende forhandlere har bestilt i den siste måneden.
Beslutningsmodul: Du ser at bestillinger til Canada har blomstret, og gir deg de dataene du trenger for å bestemme om du skal leie en salgsrepresentant for det landet. Ser du på de spesifikke stilene som selger der, innser du at det kan være markeder for lignende stil støvler for dette nye markedet.
Fordeler og svikt av Enterprise Systems
Å velge riktig bedriftssoftware kan forbedre produktiviteten, redusere kostnadene, øke salget og gjøre ledelsesbeslutningen mye mer effektivt. I en alder av global handel, hvis konkurrentene dine allerede bruker bedriftsløsninger for å strømlinjeforme deres informasjonsflyt, kan ikke å ha en bedriftsplattform gjøre deg mindre konkurransedyktig og kunne sette din virksomhet i fare.
På den annen side, er å vedta en bedriftsløsning mye som å sette alle dataene dine egg i en kurv. Et problem med installasjonen kan lamme hver avdeling. I en 2015-undersøkelse beskrev 21 prosent av respondentene utrullingen av deres ERP-løsning som en feil. Problemer kan inneholde:
- Ukorrekt opplæring av personalet til å drive det nye systemet.
- Sviktende å forstå personalens krav.
- Feil konfigurerer de nødvendige dataene for systemet å få tilgang til.
- Unnlatelse av å beskytte sensitive data fra å få tilgang til hackere.
Mens noen problemer kan forårsake hodepine i bare noen få uker, kan andre vare i flere år. Historisk har fattige bedriftsimplementeringer vært kjent for å få ned milliard dollarbedrifter. En klassisk case-studie i en dårlig ERP-implementering en gang førte til at Hersheys manglende evne til å bringe sjokolade til sluttbrukermarkedet i tide til Halloween, noe som førte til at aksjekursene gikk dramatisk. I de senere årene ble Targets oppblåste tilgang til Canada også skylden på dårlig organisert ERP-implementering.
