Skrive et internt forretningsbrev innebærer å forstå publikum og fokusere på et bestemt mål. Uansett emne, hensyn til publikum og tone er avgjørende for å unngå konflikt, forvirring og feilinformasjon. For å sikre suksess må du følge en struktur, inkludere alle nødvendige detaljer og korrekturlese. Det kan ofte bidra til å gi deg tid mellom utarbeidelsen av brevet og den endelige anmeldelsen for å opprettholde objektivitet og produsere det mest effektive teksten. Derfor er nøye planlegging og tidsstyring begge viktige aspekter av skriveprosessen.
Lag en riktig hilsen
Lag en riktig hilsen for å åpne brevet med en passende tone. Bruk "Kjære", "Hilsener" eller "God morgen / ettermiddag" for å åpne brevet og vise respekt og empati for leseren. For eksempel: "Kjære kollegaer."
Lag en introduksjon. I introduksjonen inkluderer du informasjon om emnet i brevet, slik at leseren forstår hva du kan forvente. Din introduksjon kan se slik ut:
Mange av dere har lurt på når konstruksjonen vil bli ferdig på vår nye parkeringshus. Jeg er glad for å informere deg om at byggingen er planlagt å være ferdig innen den første uken i april.
Skriv et effektivt kroppsavsnitt og organiser det visuelt for å holde leseren engasjert.
Kroppsavsnittet inneholder mest informasjon, så organisasjonen er spesielt viktig. Bruk kulepunkter, fet tekst eller andre teknikker for å markere viktig informasjon.
Lukk brevet med en goodwill som slutter. Dette innebærer å etablere en skikkelig tone med leseren ved å takke dem for deres tid. Det innebærer også inkludering av nødvendig informasjon dersom leseren har ytterligere spørsmål. For eksempel:
Takk for din tid og tålmodighet. Hvis du har flere spørsmål, vennligst ikke nøl med å kontakte ledelsen på e-postadressen som er oppført nedenfor.
Skriv ut brevet og korrekturles det for feil. Finn eventuelle feilstavinger, tegnsettingsfeil eller grammatiske feil. Bruk ordboken og tesaurusen til å revidere ubehagelige ord eller passiv stemme, og for å unngå repetisjon.
Tips
-
Når du skriver internt, husk at dokumentet ditt kan sees og leses av alle i bedriften. Derfor hold informasjonen balansert, objektiv, tilgjengelig og kjønnsnøytral.
Advarsel
Selv om du kjenner dine samarbeidspartnere eller kolleger, bør du unngå en uformell eller allsidig tone i skrivingen. Å produsere et dokument med lang levetid er viktig i skriftlig kommunikasjon, og uformelle ord og uttrykk blir enkelt feilfortolket.
