Uttrykket "internt notat" er kort for "internt memorandum." Interne notater brukes til å spre informasjon, samt gjøre massebevis til personer i et selskap, en avdeling eller et lag. Interne notater gir oppmerksomhet til problemer, og de løser problemer blant utallige andre nyttige funksjoner i en organisasjon.
Tips
-
Når du skriver et internt notat, hold det enkelt og gå rett til poenget.
Hvorfor skal du skrive et internt notat?
Et internt notat er en effektiv måte å nå mange mennesker i en organisasjon raskt og effektivt. Med et notat kan du enkelt gjøre følgende:
- Forklar eller analyser et emne.
- Lag anbefalinger.
- Angi påminnelser.
- Gi instruksjoner.
- Overfør materialer.
- Lag kunngjøringer.
- Utgaverapporter.
- Be om bidrag.
- Be om godkjenninger.
Nøkkelen til et effektivt internt notat er å holde det enkelt. Din melding skal være kortfattet og levert i et ukomplisert format som får meldingen tydelig. En intern memorandumprøve kan sende resultatene fra en bedriftsundersøkelse av kafeteria lunsjer og den nye forbedrede menyen.
Hvordan formaterer du et internt notat?
Du kan raskt opprette memo-malen i Word, eller finne en intern memorandumeksempel på nettet. Overskriften til et internt memorandum har fire hovedkomponenter. Den første er mottakeren eller mottakerne av notatet, foran "TO". Den andre er kilden til notatet, foran "FROM". Den tredje er datoen, som er forhåndsført med "DATE" og den fjerde komponenten er emnet av notatet, etterfulgt av "SUBJECT."
Du bør bruke mottakerens riktige titler og navn. For eksempel, hvis Tom Maxwell er formann, bør han bli oppført som "Tom Maxwell, Chairman." Hvis det er for mange navn, kan du bruke "All Staff" eller "Department Heads" for korthetens skyld. Du bør også identifisere deg som kilde til notatet. Ditt navn og tittel følger overskriften "FROM." Du trenger ikke å logge av på slutten av notatet, men kan legge inn initialene ved siden av navnet ditt som et skjema for godkjenning.
Emnet i notatet skal være beskrivende for innholdet. I stedet for å bruke generelle begreper som «Policy», bør du skrive en kort setning som «Ny policy effektive 1. juni 2018.»
Hvordan skriver du meldingen til et internt notat?
En memo-mal i Word kan gi deg formateringsråd, men det vil ikke gi deg råd om innhold. Som regel skal du alltid være konsis. Din interne notat bør ha en introduksjon i ett avsnitt som skisserer formålet med notatet. Deretter bør du beskrive hva som ledet notatet. Fokus bare på hva mottakerne trenger å vite og hvilke handlinger de må ta som svar på notatet. Fortsatt usikker på hva du skal skrive? Følg denne interne memorandumprøven nedenfor:
Dato: 1. desember 2018
Fra: Maria Ruben
Til: Medarbeider
Re: Nye timer effektive 1. januar 2019
Formålet med dette notatet er å varsle personalet om at timene i selskapets treningsstudio skifter. Etter forespørsler fra en rekke medarbeidere har vi besluttet å forlenge timer utover typiske kontor timer for de som kanskje ender med å jobbe overtid på det nye utviklingsprosjektet. Treningsstudioet vil nå være åpent fra kl. 06.00 til 11.00. Gi meg beskjed hvis du har spørsmål eller kommentarer.
Maria Ruben
Senior HR direktør
Sørg alltid for å avslutte notatet på et høflig notat og gi hjelp hvis nødvendig. Slutt ditt interne notat med en kort oppsummering, gjentar viktige punkter og lukker med et kall til handling.
Hvorvidt notatet gir gode eller dårlige nyheter, er det alltid best å være høflig, nøyaktig, til det punktet og tilby hjelp til de hardt arbeidende medarbeiderne som kanskje trenger det. Hvis du sliter med formatering eller ordlyd, kan du prøve å se på noen online memo-maler for Word, og gå derfra.
