Prosjektinnkjøp er å kjøpe eller selge produkter eller tjenester for å utføre ulike arbeid som definert i prosjektdokumenter. Det er flere trinn for å sikre at dette er gjort riktig. I henhold til de globalt anerkjente standarder som er fastsatt av prosjektstyringsinstituttet (PMI) i boken "En guide til prosjektstyringsorganet for kunnskap" (PMBOK), er det seks prosessgrupper direkte relatert til Anskaffelsesstyring. Disse prosessgruppene inkluderer alle aspekter av en kontrakt fra å samle informasjon til kontraktsavslutning.
Planoppdrag
Prosessprosessen skjer i planleggingsfasen av et prosjekt. I denne prosessen jobber PM med teamet for å planlegge hva som skal kjøpes og / eller ervervet. De verktøyene og teknikkene som brukes er en merkevare- eller kjøpsanalyse, ekspertvurdering og kontraktstyper. Målet er å bli så utdannet som mulig i alle muligheter. Når denne prosessen er fullført, kan PM-teamet begynne å begrense nøkkelinformasjonen.
Planlegger kontraherende
Plan Contracting kan defineres som å bruke informasjonen fra Plan Procurements-fasen for å begrense informasjonen og identifisere potensielle selgere. Dette skjer i utførelsesfasen av et prosjekt. Verktøy og teknikker som brukes i denne prosessen er standardformer og ekspertvurdering.
Be om selgerens svar
Administrere anskaffelser skjer i utførelsesfasen av et prosjekt. PM-teamet har etablert et klart bilde av hva som kreves for å utføre prosjektet. Teamet samler og vurderinger tilbud, bud og forslag for å ta en informert beslutning. Verktøyene og teknikkene som brukes i denne prosessen inkluderer buderkonferanser, annonsering og en kvalifisert selgerliste.
Velg selgere
Når laget bestemmer seg, velger de selgere og starter kontraktsforhandlinger. Det er flere verktøy og teknikker for denne prosessen. De inkluderer et veiesystem, uavhengige estimater, et screeningssystem, kontraktsforhandlinger, et selger rating system, ekspert vurdering og forslag evaluering teknikker. Disse verktøyene og teknikkene hjelper teamet med å veie alle faktorene og ta en informert beslutning.
Kontraktsadministrasjon
Administrering av kontrakten skjer i overvåkings- og kontrollfasen av prosjektet. Det er her arbeidet blir gjort. Dagens hovedfunksjon er å styre forholdet mellom kjøper og selger og sikre at kontraktsforpliktelsene og vilkårene blir oppfylt. Verktøyene og teknikkene som brukes i denne prosessen er et kontraktsendringsstyringssystem, kjøperutførte ytelsesvurderinger, inspeksjoner og revisjoner, resultatrapportering, et betalingssystem, en fordringsadministrasjon, et rekordstyringssystem og informasjonsteknologi.
Kontraktsavslutning
Kontraktslukningsprosessen skjer i prosjektets avsluttende fase. Arbeidet har blitt gjort og nå skal teamet lukke eventuelle åpne problemer samt vurdere kontrakten for å sikre at alle vilkårene ble oppfylt og at eventuelle endringer som ble bedt om under prosjektet ble gjennomført og reflekterte endringer i kontrakten. Daglig leder vil bruke to verktøy og teknikker for denne prosessen, innkjøpsrevisjoner og et rekordstyringssystem. Å holde oversikt over erfaringene vil hjelpe fremtidige prosjekter.
