Nonprofit organisasjoner kommer under kontroll fra en rekke interessenter på grunn av deres tillit til veldedige donasjoner eller fordi de har skattefri status. For å sikre at innkjøpspraksis overføres til mønsteret når det blir vurdert av media, givere, Internal Revenue Service eller andre interesserte interessenter, er det viktig å skape innkjøpspolitikker som unngår potensielle interessekonflikter eller mangel på gjennomsiktighet.
Flere bud
Noen nonprofits krever at kjøp over et visst dollarnivå blir satt opp for bud, med organisasjonen mottar flere bud for forskjellige leverandører. Dette bidrar til å redusere sjansen for at en innkjøpsagent, avdelingshode eller administrerende direktør kan belønne en kontrakt til en venn, familiemedlem eller forretningsforbindelse som tilbyr personlig belønning eller direkte bestikkelse. Dette forhindrer også en langsiktig leverandør fra å heve priser eller redusere tjenester hvert år fordi det vet at det ikke har noen konkurranse.
Lav bud mot beste bud
Din anskaffelsespolitikk kan kreve at organisasjonen tar det laveste budet på prosjekter, tjenester eller varer, eller lar deg ta det beste budet. Det beste budet er kanskje ikke det billigste, men det kan gi bedre verdi til organisasjonen. For eksempel kan et sportsmarkedsføringsfirma tilby å drive en veldedighetens 10 kilometer lange rase til en lavere avgift enn et annet firma, men den høyeste budgiveren kan ha mer erfaring med å løpe løp og ha flere kontakter som kan kjøpe sponsorater. I noen tilfeller kan en ideell organisasjon tillate en kontrakt å gå til en annen virksomhet enn den laveste budgiveren så lenge kontrakten er innenfor en viss prosentandel av det laveste budet, og innkjøpsagenten, avdelingsleder eller ledelse kan vise grunner til at det laveste budet er ikke det beste budet.
Forespørsler om forslag
Som en del av innkjøpspolitikken, opprett og utsted en forespørsel om forslag til prosjekter, tjenester eller varer som er større enn et bestemt beløp. En RFP er en standard prosedyre virksomhetsbruk som kommuniserer til potensielle tilbudsgivere de samme objektive krav til en kontrakt. RFPs hjelper nonprofits gjøre epler til epler sammenligninger av bud.
Interessekonflikt
For å forhindre favorisering eller utseende av favorittisme, spør dine styremedlemmer og ledende ansatte hvis de har venner, familiemedlemmer eller samarbeidspartnere som selger varer eller tjenester du kjøper. Mange ideelle organisasjoner har retningslinjer som forbyder organisasjonen å drive forretninger med selskaper som har nær tilknytning til viktige interessenter. Før du godtar store kontrakter, del navnene på potensielle forretningspartnere med dine viktige interessenter for å avgjøre om noen av dem har en konflikt.
åpenhet
Fordi ideelle organisasjoner ikke konkurrerer med andre selskaper for profitt, har de mer frihet til å avsløre forretningsinformasjon med publikum. Lag innkjøpspolitikken din lett tilgjengelig for publikum på nettstedet ditt. Inkluder informasjon om store kjøp i kassererens rapport gitt til styret på styremøtene.
bærekraft
Du vil kanskje gi preferanse til bedrifter som bruker "grønn" forretningspraksis. Dette kan inkludere selskaper som har offentlig uttalt og påviselige initiativer for å redusere energi og vannbruk, resirkulere, bruke organiske og giftfrie materialer eller redusere emballasje.
