En prosedyreoppsummering oppsummerer formålet, omfanget og foreskrevet måte for å overholde en fastlagt politikk eller fullføre en arbeidsenhet. Som etterspurt av strengheten og kompleksiteten til trinnsekvensen som den går foran, kan en prosedyreoppgave variere fra en setning til flere seksjoner eller avsnitt.
Som en prosedyreerklæring er et sammendrag av opplysninger om utførelsen av en prosedyre, bør den ikke skrives før etter at prosedyren er avsluttet.
Bestem Prosedyre Omfang og Kompleksitet
Gjennomgå fullført prosedyre; sørge for nøyaktighet og fullstendighet av innholdet.
Identifiser alle avdelingspersonell med ansvar for prosedyreytelse.
Identifiser alle avdelingspersonell med ansvar for prosedyreovervåking og håndhevelse.
Identifiser alle utstillinger - bilder, diagrammer, skjemaer, skjermbilder, rapporter, etc. - brukt i prosedyren.
Identifiser alle uvanlige eller spesielle vilkår som brukes i prosedyren.
Identifiser prosedyrens primære mål og resultater.
Utkast til prosedyreerklæring
Identifiser prosedyre; Oppgi navn eller tittel som er indikativ for prosedyrens innhold eller bruk (for eksempel "Håndtering av kundeklager").
Beskriv prosedyreformål og målgruppe, og noter spesifikke jobbtitler med ansvar for ytelse.
Eksempel: Denne prosedyren inneholder instruksjoner for kundeserviceavdelingsrepresentanter og veiledere for å registrere, spore og løse kundeklager ved hjelp av MS-CRM-systemet.
FORMÅL Å etablere og kommunisere kundeserviceavdelingens representant og tilsynsstandard praksis for registrering, sporing og løsning av kundeklager ved hjelp av MS-CRM-systemet.
Liste etter navn og i rekkefølge av utseende hver utstilling funnet i prosedyren. For eksempel:
Eksempler: Figur 1: MS-CRM-påloggingsskjerm Figur 2: MS-CRM-klageopptaksskjermbilde Figur 3: MS-CRM-klagehistorierapport
Liste alfabetisk og definer hvert unikt eller spesielt begrep som ble funnet i prosedyren. For eksempel:
ORDLISTE Oppdragsgiver: Juridisk avdelingsrepresentant til hvem klage er tildelt. CCID: Unikt nisifret nummer som identifiserer kundeklager. EXT: Kode som indikerer gjenstand for gjenstand for gjenstand forlenget.
Liste i alfabetisk rekkefølge etter stillingsbetegnelse alt personell som påvirker eller påvirkes av prosedyre, inkludert funksjon utført. For eksempel:
ROLER OG ANSVAR 1. Kundesjef: Overvåker prosedyreutvikling, vedlikehold og godkjenning. 2. Kundeservice representant: Utfører jobbfunksjoner bare i samsvar med prosedyren. 3. Kundeserviceveileder: Distribuerer prosedyre; overvåker håndhevelse og opplæring.
Tips
-
Bruk aktiv stemme skriftlig stil for å eliminere ordlighet. For eksempel, i stedet for å skrive "Formålet med denne prosedyren er å beskrive …." eller "Denne prosedyren er ment å beskrive …," skrive "Denne prosedyren beskriver …".
Advarsel
En standardmal for prosedyresetninger bør allerede være på plass. Hvis ikke, bør man utvikle seg for å sikre at alle prosedyresetninger har samme "utseende".
