Notater er kortfattede, spesifikke former for kommunikasjon som brukes i universiteter, advokatkontorer, og oftest i ulike typer selskaper. Et vellykket notat kommer over viktige ideer på en effektiv, ordnet måte med minimal tekst. Dette betyr ikke at et notat ikke kan referere til forskning eller bruk referanser. Snarere krever det ikke så mye eksponeringsmateriale som for eksempel gjør et essay. Poenget med et notat er å formidle informasjon uten å ha mye tid til å lese rikelig kopi.
Elementer du trenger
-
Datamaskin
-
Skriver
-
Eventuell nødvendig undersøkelse eller referansemateriale for henvisning
Skrive et målorientert notat
Skriv "MEMORANDUM" som dokumenttittel. Skriv deretter inn fire linjer som vil fylle ut viktig, spesifikk informasjon: "Dato" "Til" "Fra" og "Emne". Emnet skal adressere det spesifikke problemet memoet handler om, med et bestemt informasjonsdelingsmål i tankene. For eksempel kan en effektiv emnelinje være "Hvordan skrive et målrettet memo."
Skriv introduksjonen. Introduksjonen i ett avsnitt skal forklare, i noen få setninger, hva notatet skal omhandle. Det bør skissere memo-målet og fortelle leserne hva de skal forvente. Tenk på det som ansikt til ansiktskommunikasjon, og skriv tydelig og forklar hva lesere kan forvente i de følgende avsnittene.
Skriv inn notatets kropp. Kroppen kan inneholde referanser og undersøkelser, men det bør også inkludere forfatterens tolkning av presentert informasjon. Den ideelle lengden er fem til seks avsnitt. Informasjonen skal presenteres med handlingsord, skarpe substantiv og adverb og uten ytre ord. Bruk sterke overgang ord og fjern, sterk tegnsetting, som semikolon, kolonner og bindestreker. Bullet poeng og underhoder er akseptable for å organisere informasjon og gjøre det lettere og raskere for leseren å absorbere. Bruk sterke emnesetninger, støttet med flere informasjons setninger, i hvert avsnitt.
Skriv en konklusjon for notatet. Konklusjonen sier det målrettede notatets "bunnlinje" i klart språk. Hva er notatet om? Hva er punktet i notatet? "Dette notatet handler om hvordan man skriver et målrettet memo" ville være et eksempel på emnesetningen for konklusjonen. En konklusjon er ikke bare en oppsummering, men det inkluderer også faste ideer og posisjoner basert på informasjonen i kroppen, og gjør notatet enda mer effektivt.
Skriv "Vedlegg" flush til venstre nederst i notatet hvis det er flere materialer som støtter notatet, for eksempel diagrammer, regneark eller annen data. Hvis referanser brukes, bør en standard bibliografisk oppføring inkluderes som vedlegg for å sikre at leserne kan finne den referansen selv.
Tips
-
Bruk ynkelig, klart språk basert på grunnleggende skrive stilistiske teknikker.
