Før prosjektet begynner, kan prosjektlederen stå overfor den største utfordringen for alle i teamet, og bestemme prosjektets budsjett. Hun må bestemme grunnlinjebudget som hun setter i begynnelsen av prosjektet, og hun vil, som prosjektet forutsetter, fortsette å overvåke og justere budsjettet i henhold til faktiske kostnader som påløper i løpet av prosjektet.
Prosjektbudsjettoversikt
Prosjektbudsjettet tjener som retningslinje og inkluderer alle kostnader for et gitt foretak av et selskap eller et lag i et selskap. Beregnede kostnader inkluderer personalkostnader for heltidsansatte, konsulenter og midlertidig ansatte; Kostnaden for materialer som er spesifikke for prosjektet; kontor ressurser som papir og papirklipp; eventuelle nødvendige lisenser eller andre godkjenninger fra tredjepart; og forbruksvarer og myke varer. Med så mange variabler er prosjektbudsjettet ikke ment å ligne en faktura, men er en retningslinje for å holde teamet i oppgave og kunden oppmerksom på de løpende kostnadene. Prosjektlederen, sammen med en budsjettkomité eller lederutvikler, beregner disse potensielle kostnadene.
Virkeligheten av prosjektbudsjettet
Siden tilfeldighetene kommer opp under et hvilket som helst prosjekt, er budsjettet ofte et bevegelig mål. Det er viktig at prosjektlederen kontinuerlig overvåker og rapporterer eventuelle endringer i budsjettet på grunn av variabler som uventede møter og reiser, problemløsing og feilsøking, eller overtid for å møte tidsfrister.
