Begrepene "prosjektkostnader" og "prosjektbudsjett" blir ofte kastet løs løst under prosjektplanleggingsstadiene. Mens noen tror at de to begrepene er utbytbare, vet andre at det er forskjell mellom de to. Det er viktig at prosjektlederen forstår betydningen av disse vilkårene og vet hvordan de skal brukes riktig for å unngå forvirring når man styrer prosjektet og kommuniserer med selskapsledere om fremdriften av det.
Prosjekt Budsjett
Begrepet "prosjektbudsjett" refererer til et budsjett som viser hvordan pengene til prosjektet vil bli brukt. Det bryter ned økonomiske detaljer om utgifter og kjøp som trengs for å gjøre prosjektet til en suksess. Budsjettet vil vise arbeidslønn, maskinvarekjøp, forsyninger, verktøy og leie for midlertidige kontorlokaler, for eksempel. Prosjektlederen vil med andre ord kunne regne med hver eneste krone brukt på prosjektet.
Prosjektkostnader
Begrepet "prosjektkostnad" refererer til summen av det aktuelle prosjektet vil koste selskapet. Ledere bruker dette tallet til å gjøre endringer i selskapets andre budsjetter, for eksempel driftsbudsjett, hovedbudsjett og kostnadsbudsjetter for å gjøre rom for det aktuelle prosjektet. Den totale prosjektkostnaden beregnes ved å legge opp de totale kostnadene i prosjektbudsjettet, slik at bedriftseiere vet hvor mye å sette til side.
Prosjektutvikling og endringer
Den samlede prosjektkostnadsplanen påvirkes dersom prosjektbudsjettet justeres under utbygging og gjennomføring av prosjektet. For eksempel kan prosjektet bli påvirket av uforutsette omstendigheter som dårlige værforhold eller mangel på arbeidsstyrke i feltet. Budsjettet kan endres hvis maskinen går i stykker og må byttes ut. Hvis budsjettet endres etter at det er godkjent, justeres også den totale prosjektkostnadsplanen.
Bruke kostnadene og budsjettet
Bedriftsledere vil beholde de opprinnelig planlagte prosjektkostnadene og de endelige prosjektkostnadene for fremtidig planlegging. Forskjellen i kostnader vil vise hvor planleggingen hadde feil, noe som er gunstig for fremtidige prosjekter. Det er også nyttig når det gjelder risikostyring og forebyggende tiltak, slik at budsjettet kan være mer nøyaktig for fremtidige prosjekter eller oppgaver.
