Systemtilnærminger til organisasjonskommunikasjon betrakter kommunikasjon som et grunnleggende element i hele virksomheten - innvendig og utvendig. I stedet for å skille kommunikasjonsprosesser i siloer, styres kommunikasjonen på systemnivå for å sikre at meldinger er konsistente og justerte. Det er en viktig filosofi for organisasjoner som ønsker å sikre at publikum mottar de samme meldingene, til rett tid og gjennom de relevante kommunikasjonskanaler. Noen sentrale begreper i systemtilnærminger inkluderer gjensidig avhengighet mellom mål og deres attributter, holisme, målsøking og innganger / utganger.
Gjensidig avhengig
Systemtilnærminger til kommunikasjon gjenkjenner at de mange former for organisasjonskommunikasjon som eksisterer både innenfor og utenfor organisasjoner er integrert sammenflettet og dermed interdependent. For eksempel kan en kommunikasjon fra konsernsjefen ved et samlet selskap møte et element i organisatorisk nyhetsbrev, et innlegg på selskapets intranett og kanskje til og med et intervju av lokale medier. Å anerkjenne denne gjensidig avhengighet, organisasjoner kan bedre planlegge og strukturere kommunikasjonen deres for å ta hensyn til alle mulige kanaler. Så for eksempel kan et selskap ønske å planlegge sin kommunikasjon for å kommunisere først med interne publikum, deretter med viktige kundegrupper og til slutt med forbrukermålgrupper generelt. Forsiktig timing og distribusjon av meldinger vil sikre at rett publikum mottar de riktige meldingene til rett tid.
holisme
Holisme er en tilnærming som ser på summen av ulike aktiviteter totalt, i stedet for de individuelle bidragene til tilnærmingenes individuelle elementer. Dette er ganske vanlig i annonseringsverdenen der markedsførere innser at meldingene som sendes via flere kanaler, har en multiplikativ effekt større enn summen av delene. Det samme gjelder når organisasjoner vurderer en systemtilnærming til bedriftskommunikasjon. En enkelt melding sendt via flere kanaler vil ha en innflytelse som er større enn summen av hver av de individuelle meldingspåvirkningene.
Mål Søker
Systemtilnærminger til kommunikasjon gjenkjenner at det er noe ønsket, beregnet utfall som vil resultere i kommunikasjonssuksess. Formålet med organisasjonskommunikasjon bør rettes mot et ønsket utfall som kan inkludere ting som forbedring av ansattes engasjement, økt kundetilfredshet, økt bevissthet om bestemte organisatoriske tiltak og lignende. Som kommunikasjonsmålgrupper blir identifisert, skapes meldinger og kanaler velges, målene danner formuleringen av strategiene som i siste instans er ment å oppnå ønskede resultater. Så, for eksempel, kan selskapet ønske å øke preferansen for sine tjenester sammenlignet med konkurrenter, og lukke et gap mellom disse preferansene med et visst beløp. Kommunikasjonsaktiviteter vil være utformet for å lukke gapet, og fremtidige målinger vil indikere om resultatene ble oppnådd.
Innganger og utganger
Viktig er at effektive systemer er åpne, ikke stengt. Systemtilnærminger til organisasjonskommunikasjon gjenkjenner at kommunikasjon vil involvere både innganger og utganger. Organisasjoner som kommuniserer effektivt, gjenkjenner at de ikke bare sender meldinger til viktige målgrupper, men må også være klare til å motta meldinger. Inngangene mottatt fra ulike målgrupper kan brukes til å gi retning for fremtidige aktiviteter og kan tjene som indikasjoner på hvor effektivt målene blir møtt. Dagens sosiale medier gir et bredt spekter av muligheter for denne typen toveiskommunikasjon.
