Arkiveringssystemer tilbyr fordeler og ulemper for kontorinnstillinger. De fleste bedrifter bruker tradisjonelle arkiveringssystemer der papirdokumenter er arkivert i arkivskap. Den vanligste typen arkiveringssystem som brukes er et alfabetisk system.
Hensikt
Arkiveringssystemer brukes til å holde dokumenter organisert og lett å finne for ansatte. Et arkiveringssystem er satt opp og ansatte følger systemet som brukes.
Fordeler
Alfabetiske arkiveringssystemer er en type system som er lett å undervise og lære. Dokumenter blir arkivert i alfabetisk rekkefølge, typisk etter leverandørnavn. Enhver ansatt kan finne et nødvendig dokument så lenge leverandørnavnet er kjent.
ulemper
En ulempe med dette systemet er at dokumenter ofte misfiles på grunn av bokstavene. En annen ulempe er at hvis noe er arkivert under en leverandør fornavn mot etternavn, er det vanskelig å finne dokumenter. Navneendringer i bedrifter kan ikke registreres på riktig måte, noe som også forårsaker forvirring med dette arkiveringssystemet.
