Din faktureringssystem kan være like rudimentær som en penn og stor bok eller så avansert som en datamaskin og et program som er designet for å styre alt fra å beregne kostnader for å sende ut utsagn. Sofistikering til side, grunnleggende faktureringskonsepter har ikke endret seg siden bibelske tider. Det er fortsatt en tjenesteleverandør, en service bruker og gebyret som binder forholdet.
Fakturering starter med folk
Dine ansatte bygger en profil for hver kunde som det første skrittet i å designe et faktureringssystem individ for bedriften din. Datapersonell samler inn navn, faktureringsadresser og vilkår for avgiftene dine samles inn. Hvis en tredjepart som et forsikringsselskap er involvert, er denne informasjonen også sikret. Kunder kan be deg om å fakturere dem direkte eller plassere kostnader på et kredittkort.
Datainngang og verifisering
Informasjon gitt av kunder inngår i et program eller registreres manuelt i en hovedbok. Verifisering av kredittpoeng og forsikringsselskapsdekning kan oppnås via telefon eller nettside. Dine ansatte må kanskje få tilgang til sensitiv informasjon som kreditt score for å bygge en komplett profil for ditt faktureringssystem, ettersom enkelte kunder kan ønske å betale sin gjeld i perioder.
Kodingskontoer
Uansett om din regning er en tjeneste (en konsultasjon) eller et mylder av tjenester (konsultasjon, laboratoriekostnader, materialer og lignende), er det viktig å sette opp et kodingssystem for å kategorisere hver tjeneste og produkt for å spore penger. For eksempel kan en tannlege bli fakturert for rengjøring, men gebyret belastet dersom tannlegen utfører prosedyren i stedet for hygienisten, er ikke den samme, så to koder brukes til faktureringsformål. En kode kan bety en gullkrone, mens en annen representerer den billigere porselenhetten. Koder gir dobbelt betjening, slik at du kan spore kostnader og kategorier slik at du alltid vet hvordan tid og ressurser blir brukt.
Regninger utstedes
Du har et par måter å sette opp faktureringssystemet dating på. Noen bedriftseiere regner hver kunde på samme dag hver måned. Hvis du ikke bruker en datamaskin til å håndtere denne jobben, er det viktig å følge etter Alternativt kan ditt elektroniske faktureringssystem tillate deg å sortere kunder etter "servicedato". En 10 juli-tjeneste vil for eksempel automatisk generere en uttalelse 10. august ved hjelp av standard 30-dagers fakturerings-sykluser. Kontantstrømmen din kan bli bedre servert ved å sende ut utsagn innen dager etter en tjeneste som utføres. Du kan bruke både snail-post og elektronisk fakturering til å fakturere kunder.
Fakturaer er sporet
Flagge kontoer når forfallsdatoene er kommet og gått er en viktig del av alle selskapets faktureringssystem. Betalingspåminnelser koordinert med vedlegget av "forfalt" avgifter er en annen fordel for å opprettholde et datamaskinbasert faktureringssystem. Alternativt kan medlemmer av regnskapspersonalet bruke et "varmt fil" -system med en rulleliste over forfallsdatoer som ber om telefonsamtaler som påminner kundene om å betale fakturaer når en forfallsdato har passert.
Samlingstjenester, revisjoner og mellommenn
Du kan foretrekke å håndtere dine egne samlingstjenester i stedet for å bruke et eksternt byrå for å overvåke problemer med utbetaling. Periodisk, selvrevisjonspraksis fanger mange typer faktureringssystem uregelmessigheter. Du kan også tilknytte et clearinghouse satt opp for å ta vare på alle aspekter av ditt faktureringssystem, fra kundekreditt sjekker til utstedelse av regninger. Disse tjenestene er ikke billige, men hvis du foretrekker å legge ut fakturering, kan avregningen være verdt bekostning.
