Ansattes deltakelse i møter er ofte viktig for å sende konsistente meldinger til selskapets arbeidsstyrke og å trekke nye og kreative ideer fra medarbeiderne. Oppfordring av ansatte til å delta og bidra til møter, men spesielt når de er valgfrie, er ikke alltid en enkel oppgave. Å ta noen skritt for både å informere og støtte ansatte, sammen med noen underholdende aktiviteter som er kastet inn, kan hjelpe til med overtalelsen. Med en oversikt over vellykkede møter kan du oppdage at ansatte vil begynne å frivillig komme.
Planlegg møtet på et tidspunkt da de fleste ansatte vil være tilgjengelige for å delta og på et sted som er praktisk. Planleggingskonflikter utgjør ofte en barriere for møteoppmøte. Å fjerne denne barrieren og gi enkel tilgang til møtesettet eliminerer to grunner ansatte kan sitere for ikke å gå til møtet. Hvis emnet i møtet ikke er presserende, planlegg det for en langsom årstid når ansatte ikke er opptatt med klienter eller prosjekter. På denne måten vil du være mer sannsynlig å ikke bare få de ansatte til stede, men deres oppmerksomhet.
Understreke verdien av møtet til ansatte og informere dem på forhånd om emnet. Fordel en detaljert agenda for alle og uthev poeng som ber om innsats fra medarbeiderne. Ansatte vil være mer sannsynlig å delta på et møte dersom de vet at inngangen vil komme delvis fra seg selv og deres kolleger. Inkluder som supplement til dagsordenen all informasjon som kreves for ansatte for å skape effektive bidrag.
Bygg en historie med effektive møter som ansatte nyter å delta og hvor deres innspill har blitt lyttet til. Denne historien vil gjøre det lettere å overbevise ansatte til å delta i et møte i fremtiden. Lytt til ansatte under diskusjoner og inkludere deres kommentarer i møtet etter møtet. Hvis endringer er gjort som følge av noe som en ansatt har foreslått, gjør det kjent. Selv om kommentarer fra alle ansatte ikke blir brukt senere, bekrefter den generelle arten av alle bidragene i de offentlig tilgjengelige minuttene, slik at ansatte kan se at de har blitt hørt.
Ta med hands-on aktiviteter under møter, slik at tempoet vil fungere som et incitament til å delta. Hvis en treningsøkt tilbys på en ny versjon av selskapets programvare, spør du om generelle kunnskaper og popkultur-trivia-spørsmål i løpet av sesjonen, og tilbyr premier som godbit for riktig svar. Hvis du foretrekker å holde på emnet, har møtedeltakerne del i grupper og jobber med øvelser som engasjerer det de lærer. Gi premier til gruppen ferdig først.Vær kreativ med spill og aktiviteter for å holde folk interessert.
Tilbyr insentiver til å delta på møter, for eksempel snacks og dørpenger. Noen ganger er linjen "Forfriskninger gitt" på en distribuert agenda nok til å få ansatte til å delta i et møte. For de som trenger litt ekstra trykk, kan sjansen til å ta med seg noe selskapssvep bare gjøre trikset.
