Generelt aksepterte regnskapsprinsipper, ofte referert til som GAAP, er standarder som de fleste forretningsrevisorer overholder. Ved å bruke de samme prinsippene, kan alle bedrifter sikre at kontoene deres er enkle for revisors å følge. GAAP krever at lønn skal oppføres som en kostnad, men siden bedrifter ikke betaler ansatte hver dag, må regnskapsførerne justere bøkene for å regnskapsføre lønn som ennå ikke er betalt ved utgangen av en regnskapsperiode.
Påløpte kostnader
Lønn betraktes som påløpte utgifter under GAAP. Lønn akkumuleres gjennom lønnsperioden til arbeidsgiver betaler arbeidstaker. Revisorer lister således lønn som en påløpt kostnad og listelønn som ennå ikke er betalt ved rapporteringen som «lønn betales», slik at balansen og lønnene blir rapportert riktig, selv om de ennå ikke er betalt.
Slutten av året
Hvis ansatte oppnår lønn ved utgangen av ett år, men ikke får betalt til neste år, må regnskapsførerne ta hensyn til lønnen både i desember og januar. I desember viser revisor det totale beløpet av lønn som kostnadsføres og deretter overfører den til januar som lønn. I januar viser revisor lønn som er opptjent i januar som en kostnad, og viser deretter lønn som skal betales fra desember under det for å gjøre det klart hvor hver del av lønnen skyldes. Hvis ansatte for eksempel tjener $ 5000 i desember og deretter $ 8000 i den første uken i januar, er $ 5000 oppgitt som lønn, og i januar er $ 8 000 oppført som lønnskostnad, mens $ 5000 er oppført som lønn for en total lønnsutgift på $ 13.000.
Betraktning
Lønn må registreres som en påløpte kostnad fordi de fleste selskaper ikke betaler ansatte på daglig basis. Dermed arbeider hver dag medarbeidere, de samler lønn som må betales til dem på lønningsdagen. Den akkumulerte lønnen blir dermed en gjeldspost til selskapet betaler det av. Hvis et selskap betalte ansatte daglig, ville lønnen bli oppført som en direkte kostnad i stedet for som en påløpt kostnad.
Sammendrag Krav
GAAP krever at regnskapsføreren oppsummerer alle lønninger som en linjepost i stedet for å oppgi hver enkelt lønn som et individuelt ansvar. Dette gjør regnskapet klarere. Eksempelvis viser revisorer et samlet ansvar på $ 8000 hvis de skylder alle ansatte $ 8000 i stedet for å oppgi den nøyaktige verdien av hver lønnsslipp selskapet skylder ulike ansatte.
