Det gis fagfolk til å ha en sterk forståelse for forretningsskriving, spesielt hvis de er i en administrativ stilling. Når sjefen din spør deg om å skrive noe i forretningsform, for eksempel et notat, må du vite riktig måte å gjøre det på. Ellers har du ikke den effekten du ønsker på mottakerne. Du kan unngå dette scenarioet ved å vite hvordan du skriver et notat i vanlig forretningsformat.
Lag et notat som inneholder alle standardavsnittene, som inkluderer overskriften, hensikten, diskusjonen og lukkingen, rådgiver Hodu.com. Et sammendrag er en valgfri seksjon.
Sett opp overskriften til notatet ditt. Alle notater vil ha en standard overskrift som inneholder fire linjer som skal merkes "Til", "Fra", "Dato" og "Emne".
Fyll ut overskriften til notatet ditt. Etter "Til" skriver du hvem brevet blir distribuert til, for eksempel en bestemt person, gruppe personer eller avdeling. Etter "Fra" legger du enten navnet ditt eller personens navn du skriver brevet til, for eksempel sjefen din. Skriv fordelingsdatoen etter ordet "Dato". Ta med noen ord som oppsummerer formålet med notatet i "Subject" -linjen.
Skriv inn et kort avsnitt som forklarer formålet med notatet i noen setninger. Notatet kan være av informative grunner, for å forklare et problem eller be om en bestemt handling fra mottakerne.
Diskuter formålet med notatet i detalj i de neste avsnittene. Ikke gi unødvendig informasjon eller gjenta deg selv, men gi nok detaljer slik at alle mottakere forstår årsaken til notatet og dens betydning.
Skriv handlingen, om noen, som må tas av mottakerne i et avsluttende avsnitt. Forklar hva som må gjøres og hvordan du skal gjøre om å oppnå det.
Legg til et sammendragsseksjon til slutten av notatet ditt, hvis det er lengre enn en side eller inneholder svært detaljert og kompleks informasjon. Dette vil bidra til å avklare formålet med notatet og gi mottakerne en referanse til å se på igjen uten å måtte lese hele notatet igjen. Ta med alle dine hovedpoeng, samt eventuelle handlinger som må tas i oppsummeringsdelen.
