Be om godkjenning for et prosjekt eller et stort kjøp kan være nervøs og frustrerende. Men med riktig ordlyd og holdning, er du mer sannsynlig å få det du trenger. Forskning er også viktig: du må vite nøyaktig hva du trenger, vet hva virkningen på bedriften din vil være og være i stand til å forklare det i forhold til sjefen din kan forstå. Et spesifikt og godt skrevet forespørselsbrev kan gå langt for å gjøre ideen eller prosjektet til virkelighet.
Forskning ditt forslag
Det første trinnet i en godkjenningsprosess er å undersøke hva du trenger. Hvis du ber om et nytt kjøretøy, undersøk nøyaktig hvilken type kjøretøy du vil ha, hvor mye det vil koste og hvordan det passer til bedriftens behov. Ikke gjør en generell uttalelse om hva du vil ha godkjent. Mottakeren av brevet ditt er mer sannsynlig å bestemme til din fordel hvis det står klart i brevet at du har gjort en innsats for å finne ut hva som er best for selskapet. Enda viktigere er desto mer spesifikk du er, jo mer sannsynlig er det at hun vil være komfortabel og gi deg godkjenning for et prosjekt eller kjøp, fordi hun vil vite nøyaktig hva du vil gjøre etter godkjenningen.
Formater brevet riktig
Start med å adressere sjefen din etter navn og tittel (for eksempel Vice President Smith). Hvis du ved en tilfeldighet ikke vet hvem som skal lese brevet, henvises til brevet til personens tittel (for eksempel "Kjære kommissær.") Personliggjøring er imidlertid viktig, så gjør ditt beste for å finne ut navnet på personen og riktig tittel. Du kan ofte finne dette på organisasjonens nettside, eller ved å plukke opp telefonen og be om personens navn.
Sett deretter inn kjøpet eller forslaget du vil ha godkjent. Prøv å gjøre dette i første setning i brevet. Dette vil gjøre det mulig for leseren å få en klar ide om hva du foreslår med en gang og gi konteksten til resten av brevet. Dette lar henne også vite at du vet nøyaktig hva du vil.
Eksempel:
Kjære veileder Cunningham,
The Castle Rock High School marsjeband har behov for nye uniformer.
Gi detaljerte eksempler
Forklar deretter hvorfor handlingen du foreslår bør tas. Selv om det virker åpenbart hvorfor et kjøp er nødvendig, redegjør begrunnelsen bak det i detalj. Hvis brevets mottaker ikke ser en god grunn til handlingen som foreslås i brevet, vil det mislykkes. Det bør bare ta noen setninger for å gjøre dette.
Eksempel:
Vi kjøpte sist uniformer i 1992, og den nåværende samlingen er veldig tøff og slitt.
Fortsett med å oppgi alle grunnene til at forslaget ville være gunstig for bedriften din.Det handler om hva arbeidet ditt vil gjøre for selskapet, ikke om hvorfor du personlig tror at forslaget er viktig.
Eksempel:
Den marsjerende bandet representerer vår skole i parader, fotballspill og andre fellesskapsmøter. Nye uniformer ville sette vår skole i et mye mer positivt lys.
Vi må nå betale et skreddersydd selskap tusenvis av dollar hvert år for å opprettholde våre gamle uniformer. Nye ville eliminere disse kostnadene.
Å ha nye moderne uniformer vil i stor grad øke moralen til hele bandet, noe som generelt resulterer i høyere karakterer for alle medlemsstudenter.
Konkluder med verdifull informasjon
Avslutt brevet med ditt navn, e-postadresse og telefonnummer og inviter leseren til å kontakte deg med spørsmål angående brevet eller forslaget. Hvis det er aktuelt, merk også datoen du håper at du vil få svar på din forespørsel. Når du er ferdig med brevet, bør det ikke være mer enn en side med mindre du har en veldig god grunn til å fortsette til en annen side (for eksempel et svært komplisert forslag som krever lang forklaring eller en lang liste med grunner til hvorfor forespørselen din ville være gunstig).
Eksempel:
Hvis du har spørsmål, er jeg glad for å møte deg når som helst.
Takk skal du ha,
Ben Warren, direktør, [email protected] 555-1234
Endelige tips
Skriv alltid på en respektfull og formell måte. For eksempel, i stedet for å si "Det ville være bra for selskapet om vi kunne kjøpe noen få nye skrivere," skriv noe som "Hvis selskapet skulle kjøpe fem nye skrivere, ville det være til fordel for eksempel Corp fordi …" Hvis det ikke allerede er nødvendig, bør du vurdere å skrive ut og levere brevet ditt i stedet for å sende det til mottakeren. Det vil vise at du virkelig bryr deg om forslaget ditt og vil gjøre det mer sannsynlig at han husker å svare på brevet i tide.
Vær oppmerksom på at et velskrevet godkjenningsbrev kanskje ikke kommer deg overalt - mottakeren din kan bestemme at selve forslaget er problemet. I så fall må du komme med en helt ny ide eller bide din tid til du kan prøve igjen.
