Å vite publikum er nøkkelen til å skrive et brev for å introdusere firmaet eller organisasjonen. Din hensikt er et annet viktig faktum ved å skrive en effektiv forretningskommunikasjon som formidler til leseren din organisasjonens formål og struktur. Formålet med en introduksjonsbrev varierer fra å kunngjøre ankomst av firmaet ditt på samfunnskartet til en veldedig organisasjon som ber om økonomisk og in-kind støtte fra givere og frivillige.
Få din bedrift høyeste rangering, samt noen kjent med markedsføringskonsepter eller en medarbeider med ansvar for markedsføring av organisasjonen for å lage et introduksjonsbrev. Firmaets leder eller grunnlegger kan gi innblikk i selskapets formål og hvorfor den ble grunnlagt, og markedsføringsguru kan kaste lys over hvordan man appellerer til selskapets kundebase.
Stem på det beste formatet for introduksjonsbrevet ditt. Hvis organisasjonen har et sterkt sosialt medie nettverk, samt en kundebase som foretrekker tradisjonell kommunikasjon, utkast til to versjoner av innledningsbrevet. Lag en melding som går viral og en annen som er mer hensiktsmessig for formidling av harddisk.
Konstruer ditt første avsnitt med publikum i tankene. Appellere til filantroper med en åpning som "Hver år hjelper ABC Foundation tusenvis av fordrevne kvinner å rekonstruere sine liv." Imidlertid vil fremtidige bedriftseiere sette pris på entreprenørskapet fra en introduksjon som forklarer organisasjonens ydmyke begynnelse, for eksempel, "XYZ Corporation begynte i Steve Wilsons garasje som en hobby to tiår før den gjennomsnittlige amerikaneren hadde råd til en hjemmedatamaskin." Bruk resten av ditt første avsnitt for å beskrive organisasjonens opprinnelse eller grunnlag.
Utkast til andre ledd i introduksjonsbrevet for å forklare hva bedriften eller organisasjonen gjør - hvis du trener underarbeidere eller arbeidsledige arbeidstakere, beskriv hvilke typer opplæring du gir. På samme måte, hvis du selger produkter til globale markeder, beskriv de mange nasjonene bedriften påvirker ved å distribuere sine varer til kunder over hele verden.
Opprett et bilde av organisasjonens struktur i tredje ledd. Unngå å bare henvise til et organisasjonsdiagram - innledningsbrevet ditt skal ikke ha vedlegg. Beskriv ledelsesgruppen og hvordan hvert medlem av teamet deltar i å utvikle selskapsstrategi. Fortell leserne om bedriftens avdelingsfunksjoner og hvordan avdelinger samhandler. Godkjenn din menneskelige kapital; forklare hvordan medarbeiderens kvalifikasjoner og kompetanse og hvordan de bidrar til organisasjonens suksess. "XYZ Corporation-ansatte har samlet 75 års kompetanse innen datanettverk og programvareutvikling" er et eksempel på å anerkjenne dine medarbeideres faglige kompetanse.
Sett inn brevet i et fjerde ledd ved å omformulere formålet med introduksjonen. Hvis du er ny for næringslivet, kan du invitere kunder og til og med andre bedrifter å stoppe i butikken eller besøke nettstedet ditt. For et introduksjonsbrev som ber om donasjon, gjentar du organisasjonens formål, sine tidligere suksesser og be om donasjoner. Engasj leserne dine for å finne ut mer om din bedrift og organisasjon.
Klargjør en signaturlinje for bedriftens øverste ledende leder eller organisasjonsleder. Forutsatt at det er mulig, utarbeide kopier av brevet for individuelle og originale signaturer - de legger til en varm, personlig berøring til forretningskommunikasjon.
