Faktura validering er nødvendig for enhver bedrift; Det innebærer kryssjekkingsavgifter mottatt eller fakturert med beløp betalt eller mottatt.De fleste regnskapssystemer er automatiserte, men det er tider når det kan være nødvendig å manuelt validere fakturaer. Små bedrifter kan manuelt validere alle fakturaer, som fungerer så lenge det er et system med sjekker og balanser for å redusere ansattes uærlighet.
Innkommende fakturaer
En ansatt bør samle fakturaer når de ankommer, skille dem fra leverandør og eter, verifisere dem personlig eller videresende dem til den ansatte som har ansvaret for den enkelte konto. Enten en faktura er gyldig avhenger av flere faktorer, så det er viktig at de hver ender opp på riktig sted. En ansatt må da sjekke hvert element, registrere regningen og sende fakturaen for betaling. Personer som er ansvarlige for å validere fakturaer, må aldri ha tilgang til midler til betaling.
Utgående fakturaer
Alle utgående fakturaer bør kontrolleres for nøyaktighet før utsendelse. Mens en person eller avdeling kan være ansvarlig for å legge inn varer, inkludert salgs- og servicekostnader, allokerte lønnskostnader og eventuelle materialer og forsyninger som brukes til en bestemt jobb. Hver faktura bør krysscheckes med tilhørende kundekonto for å øke kundetilfredsheten gjennom nøyaktig fakturering og å redusere lønnskostnader forårsaket av fakturakorrigeringer.
betalinger
Når fakturaene er blitt godkjent, overføres de til en person eller avdeling for betalingsbehandling. Det er helt avgjørende at den som er ansvarlig for å validere fakturaer, ikke har tilgang til betalingsmidler. Dette systemet med sjekker og saldo sikrer at ansatte ikke har mulighet til å forfalske sjekker, betale ikke-eksisterende eller forfalskede fakturaer, eller utføre annen uærlig praksis.
uttalelser
Når utsagn ankommer eller sendes, bør de krysscheckes med hver kunde eller leverandørfaktura for å sikre nøyaktighet. Bedrifter som opererer på en strengt manuell basis, må implementere et effektivt arkiveringssystem; Alle fakturaer må kopieres om nødvendig og arkiveres under kunden eller leverandørens navn. Når uttalelser ankommer, bør en separat person eller avdeling kontrollere at hver kostnad og betaling vises nøyaktig på erklæringen. Å skille uttalelsesvalideringsavdelingen fra faktura- og betalingsavdelingene sikrer ytterligere nøyaktighet og motvirker uærlig oppførsel.
