Retningslinjer og prosedyrer, når de skrives, gir ledere og ansatte retningslinjer for rettferdig, enhetlig, logisk og juridisk behandling av alle i en organisasjon eller bedrift. Politikk angir reglene, og prosedyrer gir måter som retningslinjene skal implementeres på.
Hvorfor retningslinjer og prosedyrer er nødvendig
Retningslinjer og prosedyrer gir grunnlag for konsekvent oppførsel uavhengig av status eller lengde på fastsettelsen av menneskene som implementerer dem. De gir mulighet for raskere svar på spørsmål eller bekymringer om "hva de skal gjøre." Fordi de sørger for relativ ensartethet, gjør de større ansvarlighet mulig. Politikk og prosedyrer bidrar også til å sikre at handlinger er lovlige og rettidige.
Fem-trinns plan for å skape dem
Trinn 1 krever en undersøkelse av tidligere eller nåværende retningslinjer og prosedyrer. Det er lurt å se på hva andre gjør i dette området for å se hva som kan gå glipp av, spesielt hvis organisasjonen din eller firmaet er forskjellig på en betydelig måte. De som vil være ansvarlige for å overvåke politikk og prosedyrer, og de som er berørt av dem, bør bli intervjuet.
I det andre trinnet, bevæpnet med de nyeste dataene, må den nye eller reviderte politikken og prosedyrene formuleres og distribueres. Trinn tre er gjennomføringsfasen. Hvis personalet trener er nødvendig, er det på tide å gjennomføre det. Over tid søker trinn fire å evaluere hva som er implementert, slik at endringer, om nødvendig, kan gjøres.
Det endelige trinnet, basert på løpende evalueringer av retningslinjene og prosedyrene, og endringer i miljøet, består av oppdatering, slik at prosessen forblir nåværende. Nye statlige eller føderale lover kan bli vedtatt eller nye forskrifter utlyst.
Personellpolitikk og -prosedyrer
Personaleavdelingen står høyt på listen for nødvendig gjennomføring. Rekruttering, ansettelse og avfyring, personellprestasjon, tid og oppmøte og ferie er bare noen av de viktige områdene som må dekkes. Inkludert vil sikkert være seksuelle trakasseringsproblemer, konsulenter og frynsegoder.
Andre områder som kan kreve retningslinjer og prosedyrer
Lønn, regnskap og finansielle avdelinger krever retningslinjer og prosedyrer. Lager, forsyning og innkjøp; datamaskiner, intranett og Internett; kundeservice, produktsikkerhet og tilbakekalling; sikkerhet, katastrofeutvinning; og salg og markedsføring er sikkert flere områder som trenger retningslinjer og prosedyrer.
Finne eksempler
Tallrike kommersielle og ikke-profittiske selskaper på Internett tilbyr deg maler som har riktig språk på mange områder. I stedet for å gjenoppfinne hjulet, er det fornuftig å bruke noe som allerede er skrevet som grunnlag for dine retningslinjer og prosedyrer. Dette sparer deg tid, øker sannsynligheten for at viktige områder blir inkludert og bidrar til å sikre at lovkravene blir oppfylt.
Hvis du kan få tak i retningslinjer og prosedyrer for organisasjoner eller bedrifter som er involvert i samme bedrift som ditt, vil dette være nyttig.
Ingen kilde skal anses som helt relevant eller pålitelig. Jo flere eksempler du kan finne, jo bedre er dine retningslinjer og prosedyrer sannsynligvis å være.
