For at kontoret ditt skal kunne fungere effektivt og effektivt, må du kunne planlegge avtalene dine riktig. Å gi for mye tid til å passere mellom avtaler vil kaste bort dyrebar tid og redusere produktiviteten. På den annen side kan over-scheduling avtaler føre til lange ventetider som vil irritere kunder og muligens få dem til å stå opp og gå ut. Det er noen ting du må vurdere å lage en tidsplan som vil være til nytte for alle.
Bestem om du vil bruke en avtalebok eller et programvareprogram. Begge er like effektive, selv om datamaskinen kan trekke opp informasjon mye raskere enn å søke etter det i en bok. Avtale bøker og programvare er allment tilgjengelig i butikker og online. Et annet alternativ er å bruke en gratis nettbasert kalender for planlegging; Dette gir fordelen av tilgang fra hvilken som helst datamaskin.
Blokk ut alle dager kontoret din vil bli stengt. Dette kan omfatte helger, helligdager, ferie datoer og andre hendelser som kan føre til at kontoret blir stengt. Blokkering av disse datoene på forhånd vil sørge for at du ikke tilfeldigvis reserverer avtaler når ingen vil være rundt.
Blokk ut de dagene på dagen som du ikke tar avtaler. For eksempel kan du ikke begynne å ta avtaler før etter kl. 9.00. Da kan du ta en time til lunsj fra kl. 12.00 til kl. Dagen din på kontoret kan avsluttes klokka 5, så du vil ikke planlegge noen avtaler etter kl. 16:30.
Bestem hvor mye tid du trenger for hver avtale. En lege kontor kan sette sin tid i femten minutters blokker mens en frisørsalong kan velge tretti minutter. Hvis en avtale vil ta lengre tid enn det, kan to klokkeslett settes til side for en person. For eksempel kan en perm ta en time. En frisør kunne legge til side to halvtime blokker av tid for den ene kunden.
Gjør avtalene basert på kundens behov. Hvis kunden må være hjemme innen kl. for at barna skal gå av skolebussen, vil du planlegge henne for en kl. avtale. Gjør alltid ditt beste for å imøtekomme kunden.
Tips
-
Gi alltid kunden et avtalekort for å minne ham om hans fremtidige avtale. Ring alle avtalene dagen før, slik at du kan bekrefte at de fremdeles kommer.
Advarsel
Hvis du tar betalt for ikke-show, må du la kundene vite det når de planlegger avtale.
