En opplæringshåndbok for medarbeider tjener mange flere formål enn å følge med på ny ansattstrening. Velutviklede treningshåndbøker gir skriftlig opplæringsinnhold, aktiverer avdelingsfunksjoner i fravær av nøkkelpersoner, gir nyansatte verdifull informasjon og kodifiserer arbeidsplassregler og retningslinjer. Personaleavdelinger som utvikler opplæringshåndbøker for arbeidstakere, finner det også lettere å gi arbeidsplassorientering og ansattstrening med skriftlige materialer.
Opplæringsinnhold
Bedrifter som gir ansattes orientering, gir ofte nye ansettelser med en arbeidstakerhåndbok som en form for en treningshåndbok. Arbeidshåndbøker inneholder arbeidsplassregler og retningslinjer som medarbeiderne bør være kjent før de påtar seg sitt arbeidsoppgaver og ansvar. Ansattehåndbøker har vanligvis bekreftelsesskjemaer som ansatte må signere for å indikere kvittering og forståelse av selskapets retningslinjer. Signerte skjemaer legges inn i hver ansattes personellfil og forblir en del av den komplette ansettelsesrekorden. Medarbeiderhåndbøker eller arbeidshåndbøker gir medarbeiderne mye trengte støtte for å lære arbeidsplassens regler og fungere som referansemateriale dersom det oppstår spørsmål om selskapspolitikk.
Kvalitetsstyring
Organisasjoner med flere arbeidsplasser bruker arbeidstakerhåndbøker for å standardisere arbeidsplassprosesser. En opplæringshåndbok for ansatte som inneholder best praksis eller tidligere praksis har vist seg å være vellykket, er verdifull for arbeidsgivere som har arbeidsplasser spredt over et bredt geografisk område. Standardiseringsprosessene er avgjørende for konsistent ytelse og kvalitetsstyring.
Overgang til papirløs
Når et selskap overgår fra å være et selskap som stoler på skriftlig dokumentasjon til en som er teknologidrevet, kan en opplæringshåndbok for ansatte være verdifull for informasjonsteknologiseksperter. For eksempel kan en personalinformasjonssystemsspesialist som er ansvarlig for kodifisering av rekrutteringsprosessene, henvise til opplæringshåndboken for arbeidstakerne for å utvikle en datamaskinbasert rekrutterings- og utvalgsprosess. Bedrifter som gjør overgangen fra papir til datamaskinbaserte funksjoner, kan finne at medarbeiderhåndbøker gir en betydelig del av informasjon som kan konverteres til webformat for bruk på selskapets intranett.
Historisk referanse
Bedriftsprosessene endres over tid; En historisk oversikt over tidligere praksis kan imidlertid være et godt grunnlag for å bygge nye og oppdaterte prosesser. Organisasjoner som beholder skriftlige dokumenter, som for eksempel opplæringshåndbøker for ansatte, har lettere å formulere nye prosesser og skape dokumentasjon av nye prosesser. Medarbeiderhåndbøker er dokumenter som er viktige for historisk referanse.
Prosesshåndbøker
Mange bedrifter utvikler opplæringshåndbøker for arbeidstakere som inneholder spesifikke jobbprosesser. Prosesshåndbøker gjør det lettere å trene nye ansatte og erstatte arbeidstidsfunksjoner. Enkelte avdelinger har medarbeiderhåndbøker for hver stilling i avdelingen eller delen, og andre håndbøker inneholder beskrivelser av alle avdelingsprosesser i ett volum. Ansatte er en stor hjelp i å utvikle disse håndbøkene. De setter pris på viktigheten av en opplæringshåndbok for medarbeiderne og har førstehånds kjennskap til prosessene som er nødvendige for å beskrive trinnene for å utføre bestemte jobboppgaver. Arbeidsopplæringshåndbøker er nyttige når en ansatt er fraværende, på permisjon eller på annen måte ikke i stand til å utføre jobben eller utdanne en annen ansatt hvordan han skal gjøre jobben.
