Riktig forberedelse av kommersielle fakturaer gjør det mer sannsynlig at virksomheten din vil bli betalt for sine produkter eller tjenester i tide. En grundig tilnærming til fakturering kan også hjelpe deg med å opprettholde bedre poster og holde budsjettet på sporet.
Lag en standardisert skjema
Opprett en kommersiell faktura mal som inneholder kategorier for all relevant informasjon. Det fyllbare skjemaet skal inneholde firmaets brevpapir eller logoer og kontaktinformasjon, inkludert telefon- og faksnummer og e-postadresser og webadresser. Inkluder flekker for å fylle ut bestillingsdato og faktura dato, selgerens navn eller kodenummer og entreprenørens lisensnummer eller skatte-ID, hvis aktuelt. Opprett kolonner som lar deg fylle ut mengder, beskrivelser og priser for de solgte produktene og en linje for å legge til salgsskatt og beregne totalt. Legg igjen et mellomrom for notater.
Vær spesifikk
Når du spesifiserer tjenestene eller elementene som selges, være spesifikk. Inkluder delnumre, referanse koder eller beskrivelser som gjør det klart for deg og din kjøper hva fakturaen refererer til. Bryte ned arbeidet hver time, og ta med beskrivelser av utførte tjenester. Dette hjelper deg med å spore lager og arbeidsprodukt og lar kunden se en detaljert liste over hva han blir belastet for. Ved en tvist kan fakturaen rydde opp misforståelser og hjelpe deg med å unngå forsinkelser i betalingen. Hvis et kjøpsordrenummer eller autorisasjonskode fra kjøperen var involvert i transaksjonen, inkludere dette også.
Gå på nettet
Opprett en elektronisk versjon av din kommersielle faktura for å gjøre faktureringsprosessene raskere og mer effektive. Fakturaer som er generert elektronisk og sendt via e-post, kan også spores effektivt, spesielt hvis du ber om en "leserkvittering" for å spore når mottakeren mottok og åpnet dokumentet. Dette unngår potensielle krav om at en faktura går seg vill i posten. Hvis du utsteder papirfakturaer, inkluderer du en porto betalt konvolutt for å oppmuntre til rask betaling.
Gi betalingsalternativer
Merk på fakturaen når betalingen forfaller, og oppgi straffer eller avgifter for sen betaling. Inkluder veiledning for hvordan fakturaen kan betales, for eksempel elektroniske valg, bedriftscheck, kasserer, postanvisning eller bedriftskredittkort. Gi direkte nummer til din regnskapsavdeling dersom en kunde ønsker å foreta betaling i form av bankoverføring eller betalingskort via telefon.
